Excel dosyasının yalnızca belirli bölümünü yazdırmak istiyorsanız yazdırma alanını tanımlayabilirsiniz. Gereksiz boş sayfalar, unutulmuş notlar veya başka bir tablonun çıktıya girmesi çoğu zaman kapsam ayarıyla ilgilidir. Bu rehber seçili alanı, sayfa düzenini ve çıktı önizlemesini birlikte kontrol ederek paylaşılacak raporu hazırlamanıza yardımcı olur.
Bu rehberde neler var?
- Rapor kapsamını belirleyin
- Yazdırma alanını ayarlayın
- Boş sayfaların nedenini araştırın
- Ölçek ve sayfa sonlarını birlikte değerlendirin
- Çok sayfalı belgede anlamı koruyun
- Uygulama: yeni satır ve eski alanı kontrol edin
- Ekran düzeni ile çıktı düzenini ayrı değerlendirin
- Paylaşılan dosyanın kendisini kontrol edin
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Rapor kapsamını belirleyin
Çalışma sayfasında veri, hesap alanı ve kişisel notlar yan yana bulunabilir. Hangilerinin rapora gireceğini önce seçin. Başlık, gerekli açıklama ve toplam satırını kapsam içine alın. Yalnızca sayıları seçmek raporu bağlamından koparabilir. Gereksiz özel bilgileri ise çıktıdan çıkarın.
Kaynağı bozmadan ayrı bir rapor sayfası hazırlamak bazı durumlarda daha kolaydır. Veri giriş alanı ile sunum düzeni farklı ihtiyaçlara sahiptir. Rapor sayfasında verinin hangi tarih ve filtreyle üretildiğini belirtin. Böylece kapsam dışındaki kayıtların yanlışlıkla kaybolduğu izlenimi oluşmaz.
Yazdırma alanını ayarlayın
Gerekli hücre aralığını seçip Sayfa Düzeni bölümündeki yazdırma alanını belirleme seçeneğini kullanın. Ardından Dosya ve Yazdır ekranından önizlemeye bakın. İşlem yalnızca bir seçim göstermekten ibaret değildir; kalıcı yazdırma kapsamı oluşturur. Daha sonra yeni kayıt eklendiğinde bu kapsamın büyüyüp büyümediğini inceleyin.
Birden fazla ayrı alan seçmek ayrı sayfalar oluşturabilir. Birbirinden uzak tabloları tek kâğıtta görmek istiyorsanız rapor düzenini yeniden kurmak gerekebilir. Bir alanın dışarıda kalması ile sayfa ölçeğinin küçük olması farklı sorunlardır; önce kapsam, sonra boyutlandırma üzerinde çalışın.
Boş sayfaların nedenini araştırın
Uzak bir hücreye uygulanmış biçimlendirme, eski yazdırma alanı veya manuel sayfa sonu fazladan sayfa üretebilir. Önizlemede sayfa sayısını kontrol edin. Mevcut alanı temizleyip doğru aralığı yeniden belirlemek pratik bir denemedir. Kaynakta görünmeyen nesne veya not bulunup bulunmadığını da inceleyin.
Boş sayfayı çözmek için bütün satır ve sütunları rastgele silmeyin. Başka formüllerin kullandığı alanları kaldırabilirsiniz. Önce bir kopyada deneyin ve hangi ayarın çıktıyı etkilediğini belirleyin. Dosyanın görünen kısmının dışında önemli hesap alanları bulunabilir.
Ölçek ve sayfa sonlarını birlikte değerlendirin
Kâğıt boyutu, yönlendirme ve kenar boşluklarını ayarlayın. Geniş tabloda yatay yönlendirme yararlı olabilir. Uzun listede tek sayfa genişliği seçip yüksekliği otomatik bırakmak, bütün raporu tek kâğıda sıkıştırmaktan daha okunabilir sonuç verebilir. Ayrıntı için ölçek rehberine bakın.
Manuel sayfa sonları önceden konmuş olabilir. Sayfa sonu önizlemesinde bölünmeleri inceleyin. Ölçek ayarıyla etkileşim sürüme ve seçime göre değişebileceği için yalnızca çalışma sayfasındaki çizgilere güvenmeyin. Son kararınızı yazdır önizlemesi ve oluşturulan PDF üzerinden verin.
Çok sayfalı belgede anlamı koruyun
Sütun adlarını her sayfada tekrarlamak için başlık yazdırma rehberini uygulayın. Sayfa numarası ve rapor dönemi eklemek fiziksel kopyaların karışmasını azaltabilir. Başlıkların tekrarı veri satırlarını gereksiz daraltıyorsa daha kısa bir üst bilgi düzeni hazırlayın.
Önizleme sonrasında PDF’yi açarak ilk, orta ve son sayfayı kontrol edin. Son sütun, toplam ve gerekli açıklamalar yerinde olmalıdır. Örnek stok dosyasıyla deneme yapabilirsiniz. Yazdırma alanının doğru olması dosyadaki gizli verileri tamamen kaldırmaz; çalışma kitabını paylaşacaksanız erişim ve içerik kapsamını ayrıca inceleyin.
Uygulama: yeni satır ve eski alanı kontrol edin
İlk raporda başlıkla birlikte on veri satırını yazdırma alanı olarak seçin. Önizlemede son kaydın ve gerekiyorsa toplam satırının bulunduğunu görün. Sonra listeye iki yeni kayıt ekleyin. Yazdırma kapsamı sabit kaldıysa bu satırlar çıktı dışında kalabilir. Dosyada bulunmaları, rapora otomatik dahil oldukları anlamına gelmez. Bu nedenle rapor hazırlama kontrolüne son kayıt karşılaştırmasını ekleyin.
Çalışma sayfasının uzak bir hücresine deneme notu yazın ve eski alanı temizleyerek yeniden önizleyin. Fazladan sayfa oluşursa kaynak kapsamını ve kullanılmayan nesneleri inceleyin. Deneme notunu kaldırdıktan sonra doğru aralığı yeniden tanımlayın. Belgenin beklenen sayfa sayısına dönmesi yararlıdır; buna rağmen gerekli başlık veya toplamın yanlışlıkla kapsamdan çıkmadığını kontrol edin.
Son denemede seçili hücreleri yazdırma ile belirlenmiş yazdırma alanını kullanma seçeneklerini karşılaştırın. Farklı kapsamların neden farklı çıktı ürettiğini görün. Bütün çalışma kitabı seçildiğinde başka sekmelerin de girebileceğini unutmayın. PDF dosyasını oluşturup ilk, orta ve son sayfaya bakın; gereksiz kişisel notların görünmediğinden emin olun. Dışarıya çalışma kitabı gönderilecekse yalnızca baskı alanına güvenmeyin. Yazdırılmayan hücreler dosyanın içinde kalabilir. Paylaşım için gereken veri kapsamı ile baskı için gereken alanı ayrı kararlar olarak değerlendirmek daha anlaşılır ve güvenilir bir süreç sağlar.
Ekran düzeni ile çıktı düzenini ayrı değerlendirin
Çalışma sayfasında görünen tablo, yazıcı veya PDF çıktısında aynı biçimde yerleşmeyebilir. Kâğıt boyutu, yönlendirme, kenar boşluğu, ölçek ve seçili kapsam birlikte sonucu belirler. Bir ayarı düzeltirken diğerinin etkisini kaybetmemek için değişiklikleri sırayla yapın. Önce hangi kayıtların rapora gireceğini, ardından bu alanın okunabilir biçimde nasıl yerleşeceğini belirleyin.
Çok sayfalı belgede başlıkların, sayfa numarasının ve rapor döneminin anlaşılır olması önemlidir. Tek sayfaya küçültme her zaman en iyi sonuç değildir. Yazılar okunamayacak hâle geliyorsa daha fazla sayfa veya ayrı bir özet düzeni düşünün. Ekranda yakınlaştırılabilen PDF ile fiziksel baskının kullanım koşulları aynı değildir. Son çıktının nerede okunacağını hesaba katın.
Paylaşılan dosyanın kendisini kontrol edin
Önizleme sonrasında kaydettiğiniz PDF’yi açın. İlk, orta ve son sayfada son sütunun, toplamların ve gerekli açıklamaların bulunduğunu görün. Boş sayfaları ve tek başına kalan başlıkları inceleyin. Birden fazla çalışma sayfası varsa hepsinin aynı baskı ayarını kullandığını varsaymayın. Farklı sekmeler için ayrı kontrol gerekebilir.
Yazdırma alanı yalnızca çıktının kapsamını belirler; çalışma kitabındaki diğer hücreleri kaldırmaz. XLSX dosyasını paylaşacaksanız gizli veya kapsam dışında kalan kişisel ve ticari bilgileri ayrıca gözden geçirin. Yazıcı sürücüsü ve uygulama sürümü seçeneklerin yerini etkileyebilir. Buradaki adımları önemli bir dosyaya uygulamadan önce örnek bir kopyada deneyin. Gerektiğinde kaynak çalışma kitabını saklayıp paylaşım için ayrı bir rapor dosyası hazırlayın.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft — sayfa boyutu ve çıktıya sığdırma. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.