Uzun bir Excel listesi birkaç sayfaya yayıldığında ikinci sayfadaki sütunların ne anlama geldiği belirsizleşebilir. Her sayfada başlık tekrarlamak, basılı raporu okunabilir tutar. Ekranda satır dondurmak ise farklı bir işlemdir. Bu rehber, yazdırma başlıklarını ayarlamayı ve çok sayfalı PDF üzerinde sonucu kontrol etmeyi açıklar.
Bu rehberde neler var?
- Dondurma ile yazdırma başlığını ayırın
- Üstte tekrarlanacak satırları seçin
- Geniş tabloda sütun tekrarı
- Seçenek kullanılamıyorsa
- Son PDF üzerinde kontrol yapın
- Uygulama: başlıkların ikinci sayfada kaldığını doğrulayın
- Ekran düzeni ile çıktı düzenini ayrı değerlendirin
- Paylaşılan dosyanın kendisini kontrol edin
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Dondurma ile yazdırma başlığını ayırın
Bölmeleri dondurmak, çalışma sayfasında aşağı kaydırırken başlıkların görünmesini sağlar. Bu ayar başlığın otomatik olarak her basılı sayfada tekrarlanacağı anlamına gelmez. Yazdırma için Sayfa Düzeni içindeki yazdırma başlıkları veya sayfa yapısı seçeneklerini kullanmanız gerekir. Menü konumu sürüme göre değişebilir.
Örnek dosyanızda ilk satır sütun adları, alt satırlar ürün kayıtları olsun. Listeyi birkaç sayfa oluşturacak kadar uzatın. İlk sayfanın düzgün görünmesi yeterli değildir. Önizlemede ikinci ve son sayfaya geçerek başlıkların davranışını kontrol edin.
Üstte tekrarlanacak satırları seçin
Sayfa yapısı penceresinde üstte yinelenecek satırlar alanını bulun. Başlık ilk satırdaysa $1:$1 gibi bir satır başvurusu kullanılır. İki satırlık açıklama ve başlık birlikte tekrarlanacaksa kapsamı buna göre seçebilirsiniz. Gereksiz yüksek başlık alanı her sayfada veri için ayrılan yeri azaltır.
Yalnızca birkaç hücreyi değil, uygulamanın istediği satır kapsamını seçtiğinizi kontrol edin. Seçim aracını kullanmak yazım hatasını azaltabilir. Başlığı tekrarlanan satırlara yerleştirdiğinizde özel veya paylaşılmaması gereken notların her sayfaya taşınmadığından emin olun.
Geniş tabloda sütun tekrarı
Tablo yatayda birkaç sayfaya bölünüyorsa soldaki kimlik sütunlarının da yinelenmesi gerekebilir. Örneğin ürün kodu solda tekrarlanırsa sonraki yatay sayfadaki miktarların hangi ürüne ait olduğu anlaşılır. Bu ayar geniş raporlar için yararlıdır, fakat bütün tabloyu tek sayfa genişliğine sığdırma ihtiyacıyla birlikte değerlendirilmelidir.
Ürün açıklaması çok genişse onu tekrar etmek her sayfada fazla alan kullanabilir. Kısa, benzersiz bir kod daha uygun olabilir. Raporu alan kişinin kodun anlamına ulaşabilmesini sağlayın. Sadece sayfa sayısını azaltmak için yazıları okunamayacak kadar küçültmeyin.
Seçenek kullanılamıyorsa
Birden fazla çalışma sayfasının gruplanmış olması veya uygulamanın web sürümündeki sınırlamalar bazı ayarları etkileyebilir. Önce tek bir sayfa seçili olduğundan emin olun. Yazıcı ve sayfa yapısı ayarlarını inceleyin. Düğmenin görünmemesi durumunda kullandığınız platformun aynı özelliği destekleyip desteklemediğini resmî yardımdan kontrol edin.
Bir dosyada bütün sekmeler için aynı ayarın geçerli olduğunu varsaymayın. Farklı rapor sayfaları farklı başlık satırlarına sahip olabilir. Her sekmenin ayarını ayrı kontrol edin. Yanlış sayfada seçilen başlık aralığı, boş veya alakasız satırları tekrarlayabilir.
Son PDF üzerinde kontrol yapın
Yazdır önizlemesinde ikinci sayfaya geçin, ardından PDF oluşturup dosyanın kendisini açın. Başlıkların okunur olduğunu, satırların kaymadığını ve toplamların yerinde bulunduğunu görün. Gerekirse sayfa numarası ve rapor dönemi ekleyin. Altbilgiye gereksiz kişisel bilgi taşımayın.
Ölçek için tek sayfaya sığdırma rehberini, kapsam için yazdırma alanı yazısını kullanın. Deneme yapmak için stok dosyasından yararlanabilirsiniz. Başlık tekrarının doğru görünmesi kadar basılı raporun hangi filtre ve dönemle üretildiğinin anlaşılır olması da önemlidir.
Uygulama: başlıkların ikinci sayfada kaldığını doğrulayın
Örnek bir stok listesini en az iki basılı sayfa oluşturacak şekilde hazırlayın. İlk satır ürün kodu, ürün adı ve miktar başlıklarını taşısın. Önce sadece bölmeleri dondurup çıktıya bakın. Başlıkların ekranda kalmasıyla ikinci basılı sayfada tekrarlanmasının farklı olduğunu görün. Ardından üstte yinelenecek satır ayarını yapıp aynı önizlemeyi yeniden inceleyin.
Başlık alanını iki satıra genişletin; ilk satıra rapor dönemi, ikinciye sütun adları yazın. Her sayfada gereken bilginin bulunması yararlıdır, fakat uzun üst alan daha az veri satırı bırakır. Rapor döneminin veya özel bir notun yanlışlıkla başka dosyadan kalmadığını kontrol edin. Başlık satırına kişisel veya paylaşılmaması gereken açıklamalar koymayın.
Son adımda bütün çalışma kitabını PDF’ye dönüştürmeyi deneyin. Farklı sekmelerin kendi başlık ayarına ihtiyaç duyabileceğini inceleyin. İkinci sayfa kadar son sayfanın da okunur olması önemlidir; toplam satırının tek başına kopuk görünmesi raporu zorlaştırabilir. Sayfa numarası, dosya dönemi ve filtre kapsamını uygun biçimde belirtin. Baskı kopyasında birkaç sayfanın yer değiştirmesi durumunda kimliğinin anlaşılması gerekir. Bu kontrolü gerçek yazıcıya göndermeden önce PDF üzerinde yapmak gereksiz baskıları azaltır; son fiziksel çıktıdaki kenar ve okunabilirlik ise yazıcı koşullarına göre ayrıca değerlendirilir.
Ekran düzeni ile çıktı düzenini ayrı değerlendirin
Çalışma sayfasında görünen tablo, yazıcı veya PDF çıktısında aynı biçimde yerleşmeyebilir. Kâğıt boyutu, yönlendirme, kenar boşluğu, ölçek ve seçili kapsam birlikte sonucu belirler. Bir ayarı düzeltirken diğerinin etkisini kaybetmemek için değişiklikleri sırayla yapın. Önce hangi kayıtların rapora gireceğini, ardından bu alanın okunabilir biçimde nasıl yerleşeceğini belirleyin.
Çok sayfalı belgede başlıkların, sayfa numarasının ve rapor döneminin anlaşılır olması önemlidir. Tek sayfaya küçültme her zaman en iyi sonuç değildir. Yazılar okunamayacak hâle geliyorsa daha fazla sayfa veya ayrı bir özet düzeni düşünün. Ekranda yakınlaştırılabilen PDF ile fiziksel baskının kullanım koşulları aynı değildir. Son çıktının nerede okunacağını hesaba katın.
Paylaşılan dosyanın kendisini kontrol edin
Önizleme sonrasında kaydettiğiniz PDF’yi açın. İlk, orta ve son sayfada son sütunun, toplamların ve gerekli açıklamaların bulunduğunu görün. Boş sayfaları ve tek başına kalan başlıkları inceleyin. Birden fazla çalışma sayfası varsa hepsinin aynı baskı ayarını kullandığını varsaymayın. Farklı sekmeler için ayrı kontrol gerekebilir.
Yazdırma alanı yalnızca çıktının kapsamını belirler; çalışma kitabındaki diğer hücreleri kaldırmaz. XLSX dosyasını paylaşacaksanız gizli veya kapsam dışında kalan kişisel ve ticari bilgileri ayrıca gözden geçirin. Yazıcı sürücüsü ve uygulama sürümü seçeneklerin yerini etkileyebilir. Buradaki adımları önemli bir dosyaya uygulamadan önce örnek bir kopyada deneyin. Gerektiğinde kaynak çalışma kitabını saklayıp paylaşım için ayrı bir rapor dosyası hazırlayın.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft — sayfa boyutu ve çıktıya sığdırma. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.