Ortak bir görev listesinde yalnızca kendi kayıtlarınızı görmek isteyebilirsiniz. Bütün dosyanın sırasını değiştirmek diğer kişilerin çalışmasını zorlaştırabilir. Google E-Tablolar’daki filtre görünümü, belirli bir inceleme düzenini adlandırıp kullanmak için tasarlanmıştır. Normal filtre ile görünüm arasındaki farkı anlamak, ortak dosyada daha öngörülebilir çalışma sağlar.
Bu rehberde neler var?
- Normal filtre ve filtre görünümü
- Görünümü oluşturup adlandırın
- Birden fazla koşulu birlikte uygulayın
- Sıralama sırasında bütün kaydı koruyun
- Görünümü ekip içinde kullanın
- Uygulama: ortak listede kişisel inceleme yapın
- Hesap, yerel ayar ve erişim notları
- Ortak dosyada değişiklik yönetimi
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
- Bir sonraki uygulamanız
Normal filtre ve filtre görünümü
Normal bir filtre çalışma sayfasındaki görünümü etkileyebilir; dosyada çalışan kişiler aynı düzenle karşılaşabilir. Filtre görünümü ise kendi inceleme düzeninizi ayrı bir görünüm olarak kullanmanıza yardımcı olur. Menü ve erişim seçenekleri hesap rolüne veya uygulama sürümüne göre değişebilir. Görüntüleyici ve düzenleyicinin aynı işlemleri yapabildiğini varsaymayın.
İlk denemeyi küçük bir görev tablosunda yapın. Tarih, sorumlu, durum ve görev açıklaması sütunları yeterlidir. Başlık satırı tek olsun, satırlar tek kaydı temsil etsin. Birleştirilmiş hücreler ve ara başlıklar filtre kapsamını karmaşıklaştırabilir; kaynağı önce düzene sokun.
Görünümü oluşturup adlandırın
Veri menüsündeki filtre görünümü seçeneklerinden yeni bir görünüm oluşturun. İlgili veri aralığını kontrol edin. Örneğin “Bana ait açık görevler” adıyla sorumlu ve durum alanlarında koşul seçin. Kısa fakat açıklayıcı bir ad, daha sonra hangi kuralın uygulandığını anlamanızı kolaylaştırır.
Görünümün yalnızca belirli satırları sakladığını, diğer kayıtları silmediğini hatırlayın. Bir görevi göremediğinizde önce etkin filtreyi kontrol edin. Görünümü kapatıp bütün kaynak satırlarına dönerek gerçekten eksik kayıt olup olmadığını inceleyin. Gizlenmiş satırı kayıp veri sanmayın.
Birden fazla koşulu birlikte uygulayın
Sorumlu alanından bir kişi, durum alanından tamamlanmamış işler seçilebilir. Aynı sütundaki seçenekler ile farklı sütunlardaki koşulların birlikte nasıl çalıştığını küçük örnekle test edin. Boş sorumlu veya yazımı farklı durumlar beklediğiniz görünümün dışında kalabilir. Açılır listeyle tutarlı giriş yapmak raporlamayı kolaylaştırır.
Tarihe göre koşul kullanırken yerel ayarı ve gerçek tarih değerini kontrol edin. Metin olarak yazılmış tarihler beklediğiniz sırada görünmeyebilir. “Bu hafta” gibi göreli koşullarda raporun açıldığı gün sonucu değiştirebilir; sabit dönem raporu gerekiyorsa başlangıç ve bitişi açıkça belirtin.
Sıralama sırasında bütün kaydı koruyun
Sadece bir sütunun verisini bağımsız sıralamak satırdaki alanları birbirinden ayırabilir. Görev adı ile sorumlu eşleşmesinin korunması gerekir. Filtre görünümündeki sıralama seçeneklerini kullanırken kapsamın bütün veri sütunlarını içerdiğini inceleyin. Başlık satırının veri gibi sıralanmaması da önemlidir.
Önce bilinen bir kaydın kodunu ve karşısındaki açıklamayı not edin. Sıralamadan sonra aynı ilişkinin korunduğunu kontrol edin. Gerekirse önce bir kopyada deneyin. Görünümün düzenlenmesiyle hücre içeriğinin değiştirilmesini farklı işlemler olarak değerlendirin.
Görünümü ekip içinde kullanın
Görünüme bağlantıyla yönlendirme imkânını kullanıyorsanız alıcının dosyaya erişim yetkisini ayrıca kontrol edin. Görünüm bağlantısı, erişimi olmayan kişiye kendiliğinden dosya yetkisi vermez. Paylaşım rehberindeki roller bu aşamada önemlidir.
Yeni satır ekleyip görünüm kapsamına girip girmediğini deneyin. Tamamlanan görevin görünümden çıkması bekleniyorsa durum değişikliğinden sonra kontrol edin. Bir dış dosyadan gelen veriyi inceliyorsanız Excel aktarma rehberindeki tarih ve biçim kontrollerini uygulayın. Görünümü rapor olarak paylaşırken hangi koşulların kullanıldığını açıklayın; filtrelenmiş toplamı bütün listenin toplamı gibi sunmayın.
Uygulama: ortak listede kişisel inceleme yapın
Altı görevden oluşan örnekte üç işi Deniz, üç işi Ece adına kaydedin. Her kişi için tamamlanmış ve açık durumlar bulunsun. Deniz ve tamamlanmamış koşullarıyla görünüm oluşturun. Sonucu kapattığınızda altı kaydın tamamının kaynakta durduğunu kontrol edin. Bu deneme, filtrelenmiş görüntünün veri silme işlemi olmadığını açıkça gösterir.
Görünüm içinde bitiş tarihine göre sıralayın ve bir görev kodunun sorumlu açıklamasıyla birlikte kaldığını inceleyin. Ardından başka bir ekip üyesinin kendi görünümünü açmasını sağlayarak kullanılan hesap ve izin koşullarında davranışı kontrol edin. Tek kullanıcıyla yapılan denemeden bütün paylaşım senaryoları için sonuç çıkarmayın. Uygulamanın sunduğu seçenekler hesap rolüne ve platforma göre değişebilir.
Yeni görev satırı ekleyip görünüm kapsamına girip girmediğine bakın. Kapsam dışında kalan kayıt, filtre koşulu doğru olsa da raporda görünmez. Tamamlanan bir işin görünümden çıkması bekleniyorsa durum değiştirerek tekrar deneyin. Sonuca dayalı toplantı notunda hangi sorumlu, durum ve tarih koşullarının kullanıldığını yazın. Filtrelenmiş kayıt sayısını bütün ekip iş yükü gibi sunmak yanlış bir karşılaştırma yaratır. Belirli dönemi temsil eden sabit rapor gerekiyorsa değişen göreli koşulların yerine açık tarih aralığı kullanmayı değerlendirin; dosyanın güncellik ve kapsam bilgisi de görünür olsun.
Hesap, yerel ayar ve erişim notları
Google E-Tablolar özelliklerinin görünümü kişisel hesap, kurum hesabı, tarayıcı ve mobil uygulamaya göre farklılaşabilir. Kurum yöneticisi paylaşımı veya dış kaynak bağlantılarını kısıtlayabilir. Menüde bir seçeneğin bulunmaması durumunda yalnızca dosya sahibinin yetkisini değil, hesabın genel politikasını da inceleyin. Aynı dosyaya farklı rollerle giren kullanıcılar aynı işlemleri yapamayabilir.
Elektronik tablonun yerel ayarı sayı, tarih ve formül ayırıcılarını etkiler. Bir başka uygulamadan alınan veride tarih ve kodları birkaç örnekle kontrol edin. Başlıkların aynı görünmesi veri türlerinin de aynı kaldığını kanıtlamaz. Özellikle baştaki sıfırlar, ondalık işareti ve saat bilgisi dönüşüm sırasında önem taşır. Formül örneklerini otomatik tamamlama ve resmî işlev açıklamasıyla birlikte değerlendirin.
Ortak dosyada değişiklik yönetimi
Denemeleri mümkünse ayrı bir kopyada ve örnek verilerle yapın. Asıl dosyada sorumluyu, kapsamı ve güncelleme düzenini belirtin. Bağlantıyla erişim verilmesi, korunan aralık veya gizlenmiş sayfa farklı amaçlara hizmet eder; bunları aynı güvenlik önlemi gibi yorumlamayın. Sadece paylaşılabilecek bilgiyi ortak dosyada tutmak daha açık bir sınır sağlar.
Bir hata oluştuğunda dosya kimliğini veya özel bağlantıyı herkese açık yayımlamayın. Sorunu küçük bir veri örneğine indirgemek hem incelemeyi kolaylaştırır hem de özel kayıtların paylaşılmasını azaltır. Dışa aktarılan kopyaların orijinal izinlerden bağımsız olabileceğini düşünün. Önemli geçişlerde sürüm geçmişini ve uygun yedek kopyayı koruyun. Bu rehberdeki örneklerin kendi kurumunuzun bütün erişim ve saklama kurallarını karşılayacağını varsaymayın; fiilî hesap ayarlarını kontrol edin.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Google — verileri sıralama ve filtreleme. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.