Google E-Tablolar’da belirli sorumluya ait açık işleri ayrı bir alanda göstermek istiyorsanız FILTER işlevi kullanılabilir. Normal filtre kaynak tablonun görünümünü daraltırken bu işlev başka hücrelerde yeni bir sonuç dizisi üretir. Kaynak kayıtlar silinmez ve kullanıcı kaynak sayfanın sırasını değiştirmek zorunda kalmaz. Bu rehber küçük bir görev listesinde tek koşulu, birden fazla koşulu ve eşleşmeyen durumları ele alır. Önce her satırın neyi temsil ettiğini ve hangi alanların seçileceğini belirleyeceğiz. Ardından sonucu büyüyebilen bir dizi olarak düşünerek yerleşim ve hata kontrollerini yapacağız.
Bu rehberde neler var?
Kaynak ve sonuç alanını ayırın
A sütununda Görev Kodu, B sütununda Sorumlu, C sütununda Durum ve D sütununda Süre bulunsun. Dört görev kaydedin: G001, Deniz, Açık, 2; G002, Ece, Açık, 3; G003, Deniz, Tamamlandı, 1; G004, Deniz, Açık, 4. Başlıklar birinci satırda, veriler ikinci ile beşinci satırlar arasında olsun. Sonucu F2 hücresinden başlatmak istiyoruz. F2:I5 alanını boş bırakın. Başka not veya birleştirilmiş hücre sonuç dizisinin yayılmasını engelleyebilir. Formülün yazıldığı ilk hücre boş olsa bile altındaki ya da sağındaki hücrelerin dolu olması sorun yaratabilir.
Tek sorumlu için örnek ifade =FILTER(A2:D5;B2:B5="Deniz") biçimindedir. İşlev adları İngilizce kullanıldığında bu yazım geçerlidir; uygulamanızdaki işlev dili ve yerel ayara göre otomatik tamamlamayı kontrol edin. Bağımsız değişken ayırıcı bazı dosyalarda virgül olabilir. İlk aralık getirilecek sütunları, ikinci ifade ise hangi satırların seçileceğini belirtir. Beklenen sonuç G001, G003 ve G004 kayıtlarıdır. Kaynak sırası korunur; FILTER tek başına sonuçları süreye veya göreve göre yeniden sıralamaz. Formülün altındaki sonuç hücrelerine elle yeni değer yazmaya çalışmak dizi yapısını bozabilir.
Birden fazla koşulu birlikte uygulayın
Yalnızca Deniz adına kayıtlı açık görevleri almak için ikinci bir koşul ekleyin: =FILTER(A2:D5;B2:B5="Deniz";C2:C5="Açık"). Ayrı koşul alanları aynı satırda birlikte sağlanmalıdır. Bu örnekte G001 ve G004 gelir; süre toplamları 6’dır. G003 doğru kişiye aittir ama tamamlanmış olduğundan dışarıda kalır. Koşul aralıklarının başlangıç ve bitiş satırları sonuç aralığıyla uyumlu olmalıdır. Bir koşulu ikinci satırdan, diğerini üçüncü satırdan başlatmak kayıtların eşleşmesini bozar. Sadece boyut eşitliğini değil, hangi satırların karşılaştırıldığını da kontrol edin.
Sorumlu adını K2, durumu L2 hücresinde tutarsanız sabit metin yerine bu hücrelere başvurabilirsiniz. Böylece rapor aynı formülle farklı seçimleri gösterir. Girdiler için kontrollü açılır liste kullanmak yazım farklarını azaltır. Ancak boş seçim geldiğinde ne olacağını belirleyin: boş sorumlu mu aranacak, bütün sorumlular mı listelenecek, yoksa uyarı mı çıkacak? FILTER bu iş kararını sizin yerinize vermez. Rapor alanının yanında seçili sorumlu ve durum açıkça görünmelidir. Sonucu başka kişiye gönderirken yalnızca satırları değil, kullanılan seçimleri de paylaşmak yanlış kapsam yorumunu önler.
Alternatif koşulları bilinçli kurun
Deniz veya Ece adına olan kayıtlar gibi alternatiflerde koşul dizilerini birleştiren farklı bir ifade gerekir. Örneğin iki karşılaştırmanın toplamının sıfırdan büyük olması, en az birinin doğru olduğunu gösterebilir. Bu yöntemi kullanırken parantezleri ve koşul kapsamlarını dikkatle kurun. Normal sayısal değerlerin toplamı ile mantıksal koşulların birleştirilmesi farklı şeylerdir. İlk uygulamanızda iki kişiden biri, ikisi dışında biri ve boş sorumlu için örnek satır hazırlayın. Böylece YADA mantığının gerçekten istediğiniz kayıtları getirdiğini doğrularsınız. Aynı ihtiyacı daha okunabilir iki yardımcı sütunla çözmek de mümkündür.
İki farklı sütunu karşılaştırırken metin tutarlılığı önemlidir. Açık ifadesinin sonundaki boşluk başka sonuç verebilir. Kod alanında sayı ile metin farkını da değerlendirin. Görüntüde aynı olan iki değer eşitlik kontrolünde aynı davranmayabilir. Sorunu bütün koşullara joker karakter ekleyerek aşmaya çalışmayın; istemediğiniz kayıtları da alabilirsiniz. Önce boşluk temizleme rehberindeki mantığı kaynak verinize uygun biçimde uygulayın. Temizlenmiş bir yardımcı alan kullanıyorsanız asıl değeri koruyun ve dönüşümün hangi sütunlarda yapıldığını belgeleyin. Temizliğin ardından yeni tekrarlar ortaya çıkıp çıkmadığını da inceleyin.
Sonuç bulunamadığında doğru mesaj verin
Kaynakta olmayan bir sorumlu seçildiğinde FILTER eşleşme bulunmadığına ilişkin hata döndürebilir. Bütün hataları boş metne çevirmek yerine önce bunun gerçekten eşleşmeme durumu olduğundan emin olun. Desteklenen IFNA işleviyle bulunamama durumuna özel mesaj üretmek değerlendirilebilir. Genel IFERROR ise boyut veya başvuru sorunlarını da aynı mesajla gizleyebilir. Her iki yaklaşımın kapsamını bilin. Bir sonuç hücresinin dolu olması yüzünden dizi yayılamıyorsa Eşleşme yok demek yanlış açıklamadır. Hata türünü görüp kaynağını düzelttikten sonra kullanıcı dostu metni ekleyin.
Sonuç dizisinin büyümesi için yeterli boş alan bırakın. Kaynakta iki açık görev varken dört satırlık yer yetebilir; sonraki ay yirmi görev geldiğinde alt taraftaki notlara çarpabilir. Raporu ayrı sayfada tutmak yerleşimi kolaylaştırır. Sınırsız aralık seçmek kapsamı genişletir ama gereksiz hesap yükü oluşturabilir; gerçek veri hacmine uygun sınır belirleyin. Yeni satırların mevcut kapsamı aşıp aşmadığını deneyin. Dizi sonucunu başka yere kopyalarken formül mü yoksa sabit değer mi paylaşmak istediğinize karar verin. Sabit kopya kaynağın sonraki değişikliklerini izlemez.
Paylaşım ve son kontrol
Kaynak dosyada kimlerin hangi bilgilere erişebileceğini düşünün. FILTER ile yalnızca bazı satırları gösteriyor olmak, aynı dosyadaki diğer kayıtları güvenli biçimde gizlemek anlamına gelmez. Erişim modeli için paylaşım rehberini kullanın. Kullanıcının sadece kendi görünümünü değiştirmesi gerekiyorsa filtre görünümü daha uygun olabilir. Formülle ayrı sonuç listesi üretmek ile erişim yetkisi vermek farklı işlemlerdir. Hassas kayıtlar için yalnızca görünüm daraltmaya güvenmeyin. Gerekirse paylaşılabilir veriyi ayrı bir dosyada ve uygun izinlerle sunun.
Son testte bilinen sorumlu, bilinmeyen sorumlu, boş seçim, tamamlanmış görev ve yeni kaynak satırı bulunmalı. Beklenen görev kodlarını önceden yazıp sonuçla karşılaştırın. Yalnızca satır sayısının doğru olması yeterli değildir; yanlış iki kayıt da aynı sayıyı verebilir. Daha karmaşık gruplama ve özetleme gerektiğinde QUERY rehberine geçebilirsiniz. Kaynak, seçim ve sonuç alanlarını anlaşılır başlıklarla ayırın. Dosyayı kullanan kişi hem hangi kayıtların geldiğini hem neden geldiğini görebiliyorsa formülün bakımı ve hata araştırması çok daha kolay olur.
Kaynak ve kapsam
Başvuru: Google FILTER işlevi. İşlev dili ve ayırıcılar dosya ayarlarına göre değişebilir.