Bir listede kaç işin tamamlandığını veya belirli bir ürüne ait kaç kayıt bulunduğunu öğrenmek için EĞERSAY kullanılabilir. Birden fazla koşul aynı anda aranıyorsa ÇOKEĞERSAY devreye girer. Bu işlevler miktar toplamı hesaplamaz; koşula uyan kayıtları sayar. Önce hangi sorunun yanıtlandığını netleştirmek, sayı ile toplamın karıştırılmasını önler.
Bu rehberde neler var?
- Sayılacak kayıt ne demektir?
- Koşulu ayrı bir hücreye taşıyın
- Birden fazla koşulu birlikte sayın
- Sayı ve tarih eşiklerini kullanma
- Boş değerler ve görünmez farklar
- Uygulama: sayım raporunu kaynakla dengeleyin
- Dil, ayırıcı ve hücre başvurusu notları
- Sonucu teslim etmeden önce
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Sayılacak kayıt ne demektir?
A sütununda görev kodu, B sütununda sorumlu, C sütununda durum ve D sütununda tarih bulunsun. Bir satır bir görevi temsil etsin. Aynı görev farklı günlerde tekrar yazılıyorsa satır sayısı benzersiz görev sayısıyla aynı olmayabilir. İşlevi seçmeden önce her satırın neyi temsil ettiğini belirleyin.
Örnek listede C2:C6 aralığında Tamamlandı, Başlamadı, Tamamlandı, Devam ediyor ve Tamamlandı yazsın. =EĞERSAY(C2:C6;"Tamamlandı") sonucu 3 olmalıdır. Bir hücredeki 100 sayısı tek kayıt olarak sayılır; değerin büyüklüğü kayıt sayısını artırmaz. Toplam almak istiyorsanız başka bir işleve ihtiyacınız vardır.
Koşulu ayrı bir hücreye taşıyın
Aranan durumu F2 hücresine yazıp =EĞERSAY($C$2:$C$100;F2) kullanabilirsiniz. Böylece rapor başlığını ve ölçütü aynı girdiden yönetirsiniz. Formülü kopyalarken kaynak alanın sabit kalmasını istiyorsanız dolar işaretlerini kullanın. F2 ise ihtiyacınıza göre göreli veya mutlak tutulabilir.
Durum alanındaki boşluklar, farklı yazımlar ve formülle üretilmiş açıklamalar sonucu etkileyebilir. Büyük küçük harf duyarlılığının özel bir iş kuralı olduğu durumlarda standart koşullu saymanın davranışını ayrıca değerlendirin. Benzer görünen bütün değerlerin aynı kabul edildiğini varsaymayın.
Birden fazla koşulu birlikte sayın
F2’de sorumlu adı, G2’de durum bulunsun. =ÇOKEĞERSAY($B$2:$B$100;F2;$C$2:$C$100;G2) iki koşulu aynı satırda sağlayan kayıtları sayar. Bütün koşul aralıkları aynı boyutta olmalıdır. Bir aralığı ikinci, diğerini üçüncü satırdan başlatmak kayıt ilişkisinin bozulmasına yol açar.
Koşullar VE mantığıyla uygulanır. “Ayşe veya Deniz” gibi alternatifleri sayarken iki ayrı sayımı toplamak mümkün olabilir; fakat kümeler çakışıyorsa aynı kayıt iki kez sayılabilir. Önce grupların birbirinden ayrık olup olmadığını kontrol edin. Birden fazla koşulu tek formüle sıkıştırmak her zaman en anlaşılır çözüm değildir.
Sayı ve tarih eşiklerini kullanma
Bir sayı sütununda 10’dan büyük değerleri ararken ">10" koşulu kullanılabilir. Eşiği F4 hücresinde tutuyorsanız ">"&F4 ifadesi gerekir. Eşitlik dahil edilecekse büyük eşittir kullanın. 9, 10 ve 11 değerleriyle sınır davranışını doğrulamak kolaydır.
Tarih koşullarını gerçek tarih hücrelerine bağlayın. Metin olarak görünen tarihleri karşılaştırmak beklenen sonucu vermeyebilir. Kaynakta saat bileşeni varsa bitiş gününün kapsamı ayrıca planlanmalıdır. Tarih başlığında “teslim tarihi” mi “kayıt tarihi” mi kullanıldığını açıkça belirtmek, rapor yorumunu da doğru tutar.
Boş değerler ve görünmez farklar
Gerçek boş hücre, içinde bir boşluk olan hücre ve boş metin üreten formül aynı yapı değildir. Dosyanızda hangisinin bulunduğunu inceleyin. Eksik kayıt sayısını üretmeden önce boşluk politikasını tanımlayın. Veri girişi için açılır liste kullanmak durum sayımlarındaki yazım farkını azaltabilir.
Bir kontrol raporunda toplam kayıt, tamamlanan kayıt ve diğer durumların toplamı tutarlı olmalıdır. Fakat boş veya bilinmeyen durum varsa bunları ayrı gösterin. Sayımları gizli varsayımlarla tamamlamak yerine veri doğrulama rehberindeki yaklaşımı kullanın. Sayı yerine miktar toplamı gerekiyorsa ÇOKETOPLA yazısına, tekrarları araştırıyorsanız yinelenen kayıt rehberine geçin.
Uygulama: sayım raporunu kaynakla dengeleyin
Beş görev oluşturun. Üçü Tamamlandı, biri Devam ediyor, biri boş durum taşısın. Toplam görev sayısını 5, tamamlananı 3, devam edeni 1 ve durumu eksik olanı 1 olarak ayrı gösterin. Sadece tanımlı durumları sayıp bunların toplamını genel görev sayısı sanarsanız boş kayıt kaybolur. Kod alanının da dolu olması gerektiği durumlarda hangi satırların gerçek görev sayıldığını ayrıca belirleyin.
Sorumlu filtresi eklemek için iki görevi Deniz, üç görevi Ece adına düzenleyin. Her sorumlunun toplamıyla durum kırılımının uyuşmasını bekleyin. Bir sorumlu adının sonuna normal boşluk ekleyerek sayımın değişip değişmediğini inceleyin. Bu deneme veri standardının rapor üzerindeki etkisini gösterir. Sorunu çözmek için koşulu rastgele genişletmek yerine kaynak etiketlerini düzenleyin veya kontrollü bir seçenek listesi oluşturun.
Son adımda aynı görev kodunu ikinci satırda yeniden kullanın. Satır sayımı bir artabilir, fakat benzersiz iş sayısı aynı kalabilir. Rapor başlığında Kayıt sayısı ile Benzersiz görev sayısı ayrımını koruyun. Durumların birbirini dışlayıp dışlamadığına da bakın: aynı görev birden fazla tarihli hareket satırında tutuluyorsa günlük hareket sayısı ile güncel durum raporu farklı veri yapıları gerektirir. Bu ayrımı çözmeden yüzdelik tamamlanma göstergesi hazırlamak yanıltıcı olabilir.
Dil, ayırıcı ve hücre başvurusu notları
Bu yazıdaki formül adları Türkçe Excel örneklerine dayanır. İngilizce arayüzde işlev adları farklı olabilir; uygulamanın otomatik tamamlama ve yardım açıklamalarını kontrol edin. Bağımsız değişken ayırıcısı olarak noktalı virgül gösterilmiştir. Kendi bölgesel ayarınız virgül kullanıyorsa formülün mantığını koruyarak uygun ayırıcıyı seçin. Noktalı virgülü değiştirmek, desteklenmeyen bir işlevi desteklenir hâle getirmez.
Ondalık sayı görünümü ile formül ayırıcısını birbirine karıştırmayın. Ayrıca dolar işaretleri, başvurunun kopyalama sırasında hangi yönde sabit kalacağını belirler. Denemeyi hem aşağı hem yana kopyalayarak yapmak, yalnızca ilk hücreyi kontrol etmekten daha fazla bilgi verir. Kaynak sayfanın adı veya dosya konumu değişirse bağlantıların da yeniden incelenmesi gerekebilir.
Sonucu teslim etmeden önce
Önemli bir dosyada kaynak hücreleri, hesap alanını ve açıklamaları ayrı tutun. Formülün döndürdüğü hata mesajını silmeden önce nedenini araştırın. Yanlış sonucun boş görünmesi hesabın düzeldiği anlamına gelmez. Normal kayıt kadar boş, sıfır ve bulunamayan değerleri de küçük bir test alanında saklayın. Başka kişinin dosyayı kullanacağı durumda örnek girdilerle beklenen sonucu birlikte gösterin.
Buradaki örnekler kişisel dosyanızın tamamını test etmez ve her Excel sürümünde aynı menü yerleşimini garanti etmez. Formülleri gerçek verilerinize uygulamadan önce kopya üzerinde deneyin. Özel veya ticari verileri destek mesajına eklemek yerine aynı sorunu gösteren küçük, anonim bir örnek hazırlayın. Böyle bir örnek hem veri paylaşımını sınırlar hem de hangi girdinin sonuca neden olduğunu anlamayı kolaylaştırır.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.