Bir listede aynı değer iki kez geçtiğinde bunun hata mı yoksa beklenen bir kayıt mı olduğunu anlamak gerekir. Müşteri kimliği tekil olmalı olabilir; sipariş listesinde aynı müşteri birçok kez yer alabilir. Excel’de tekrarları silmeden önce hangi sütunların birlikte bir kaydı tanımladığını belirleyin. Bu rehber görünür işaretleme ile geri dönüşü zor silme işlemini birbirinden ayırır.
Bu rehberde neler var?
- Tekrarın tanımını yapın
- Önce koşullu biçimlendirmeyle işaretleyin
- Yardımcı sütunla tekrar sayısını gösterin
- Yinelenenleri kaldırmadan önce seçimi doğrulayın
- Temizliğin sonucunu denetleyin
- Uygulama: silme kuralını küçük bir örnekle belirleyin
- Kaynağı koruyan veri düzenleme yaklaşımı
- Tekrarlanabilir bir kontrol listesi oluşturun
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Tekrarın tanımını yapın
Ürün kodu, tarih ve depo sütunları olan bir tabloda aynı ürün farklı günlerde yeniden görünebilir. Yalnızca ürün koduna bakarak tekrar silerseniz geçerli hareketleri kaybedebilirsiniz. Buna karşılık aynı işlem numarası iki kez girildiyse gerçek bir kayıt sorunu olabilir. Önce benzersiz olması beklenen alanı veya alan birleşimini yazın.
Kaynağın bir kopyasını saklayın. Dosyayı farklı adla kaydetmek ve satır sayısını not etmek basit bir başlangıçtır. Çalışmanın sonunda kaç kaydın işaretlendiğini, kaç kaydın kaldırıldığını ve hangi kurala göre karar verildiğini açıklayabilmelisiniz. Sadece azalan satır sayısı başarı ölçütü değildir.
Önce koşullu biçimlendirmeyle işaretleyin
Kontrol edeceğiniz veri alanını seçip koşullu biçimlendirme bölümündeki yinelenen değer kuralını kullanabilirsiniz. Başlık satırını ve kapsam dışındaki boş alanları seçime katmayın. Bu işlem kayıtları kaldırmaz; aynı değerin bulunduğu hücreleri görünür hâle getirir. Renk, tekrarın nedenini veya hangi satırın doğru olduğunu söylemez.
Birden fazla sütun seçtiğinizde gördüğünüz işaretleri bütün satırların birebir aynı olduğu şeklinde yorumlamayın. Basit yinelenen hücre kuralı ile çok sütunlu kayıt eşitliği farklı kontrollerdir. Satırın tamamını değerlendirmek istiyorsanız yardımcı anahtar veya uygun çok koşullu sayım kurun.
Yardımcı sütunla tekrar sayısını gösterin
A2:A100 ürün kodlarını içeriyorsa =EĞERSAY($A$2:$A$100;A2) her kodun kaynakta kaç kez geçtiğini gösterir. Sonuç 1 ise tek, 2 veya daha fazlaysa tekrarlıdır. Formülü aşağıya kopyalayın ve sayım sütununu filtreleyin. Böylece yalnızca renkli hücrelere güvenmeden sayısal bir kontrol elde edersiniz.
Kod ile tarih birlikte tekil olmalıysa ÇOKEĞERSAY gibi çok koşullu bir yaklaşım gerekir. Tarihte saat bilgisi olup olmadığını kontrol edin. Ekranda aynı görünen iki gün farklı saatler taşıyabilir. Görsel biçimi değiştirmenin gerçek hücre değerini değiştirmediğini unutmayın.
Yinelenenleri kaldırmadan önce seçimi doğrulayın
Excel’in yinelenenleri kaldırma aracında hangi sütunların karşılaştırılacağını siz belirlersiniz. Sadece bir sütunu işaretlemek ile bütün sütunları işaretlemek farklı kayıt gruplarını kaldırır. Başlık bulunduğu seçeneğini doğru ayarlayın. Aracı uygulamadan önce örnek birkaç satırda hangi kaydın korunacağını düşünün.
Hangi kaydın saklanacağı tarih, durum veya onay gibi bir kurala bağlıysa otomatik kaldırma yeterli olmayabilir. Önce bu kurala göre inceleme yapın. En üstteki satırın en güncel veya en doğru kayıt olduğunu varsaymayın. Silme sonrasında geri alma ve yedek üzerinden dönüş imkânını koruyun.
Temizliğin sonucunu denetleyin
Önce ve sonra toplam kayıt sayısını karşılaştırın; önemli tutar veya miktar toplamlarını da kontrol edin. Tekrar kaldırmanın toplamı değiştirmesi bekleniyorsa değişen miktarı açıklayabilmelisiniz. Farklı yazılmış ama aynı kişiyi anlatan kayıtlar otomatik eşitlik denetiminden kaçabilir; bunlar ayrı bir veri standardı konusudur.
Görünmez boşluklar için boşluk temizleme, kaynaklar arasındaki farklar için iki listeyi karşılaştırma rehberini kullanın. Temizlenmiş listeyi asıl dosyanın üzerine yazmadan önce örnek satırları ve korunması gereken işlem geçmişini yeniden inceleyin.
Uygulama: silme kuralını küçük bir örnekle belirleyin
Üç sütunlu bir listede işlem kodu, ürün kodu ve miktar bulunsun. İlk iki satırın işlem kodu aynı ama miktarı farklı olsun. Üçüncü satır farklı işlem koduyla aynı ürünü taşısın. Yalnızca ürün koduna göre tekrar ararsanız üç satır bir grup gibi görünebilir; işlem koduna göre incelemede ilk iki satır öne çıkar. Hangi kuralın gerçek veri modelini temsil ettiğini bu örnek üzerinden açıklayın.
Tam satır tekrarını ararken bütün ilgili sütunların eşitliği gerekir. Miktarı farklı satırlar tam kopya değildir; bunlar çelişkili kayıt olabilir. Çelişkiyi bir satırı gelişigüzel kaldırarak çözmeyin. Kaynak belge veya kayıt sorumlusuyla karşılaştırın. Özellikle tarih ve durum alanları, hangi satırın korunacağını belirlemede anlamlı olabilir. En alttaki satırın daha güncel olduğunu yalnızca konumundan çıkaramazsınız.
Temizlikten önce dört örneği ayrı kaydedin: tekil kayıt, tam kopya, aynı anahtarlı farklı içerik ve boş anahtar. Sonuçta her grubun nasıl ele alındığını not edin. Korunan satır sayısı ile miktar toplamını birlikte karşılaştırın. Geri dönüş kopyasını güvenli bir yerde tutup çalışma dosyasının adını tarih veya sürümle ayırın. Son kullanıcıya verilen raporda tekrar temizliğinin hangi alanlara göre yapıldığını belirtmek, sonradan kayıp veri şüphesi oluştuğunda denetimi kolaylaştırır.
Kaynağı koruyan veri düzenleme yaklaşımı
Bir dönüşüm uygulamadan önce ham veriyi ayrı sayfa veya ayrı dosyada koruyun. Kaynak ve sonuç satırlarını aynı anahtarla ilişkilendirmek karşılaştırmayı kolaylaştırır. Başlık satırını tek tutun; bir kaydı birkaç satıra yaymadan önce bunun filtre, arama ve özet işlemlerine etkisini düşünün. Sütunun anlamını belirlemeden bütün veriye aynı temizleme kuralını uygulamayın.
Metin, sayı ve tarih ayrı veri türleridir. Kodun rakamlardan oluşması hesaplanacak miktar olduğu anlamına gelmez. Baştaki sıfırlar ve uzun kimlikler önemli olabilir. Görüntüyü değiştiren hücre biçimi ile gerçek değeri dönüştüren işlem farklıdır. Dönüşüm sonrasında yalnızca hizalamaya veya renge değil, örnek değerin içeriğine ve ilgili hesapta nasıl kullanıldığına bakın.
Tekrarlanabilir bir kontrol listesi oluşturun
Önce ve sonra satır sayısını, boş anahtarları, tekrarları ve gerekli miktar toplamlarını karşılaştırın. Her farklı kayıt türünden bir örnek seçin. Kaynağın ilk satırının doğru olması son kaydın veya içinde özel karakter bulunan bir açıklamanın doğru olduğu anlamına gelmez. Dış sistemden düzenli dosya geliyorsa kabul edilen kodlama, ayırıcı, tarih ve birim kurallarını not edin.
Bir işlem sonucu değiştirdiğinde bunun beklenen değişiklik olup olmadığını açıklayabilmelisiniz. Hatalı veriyi sıfır veya boş metinle kapatmak yerine ayrı kontrol sütununda gösterin. Kalıcı değişiklikleri geri alabileceğiniz bir kopya saklayın. Dosyayı paylaşırken ham verideki kişisel veya ticari bilgileri de inceleyin; görünmeyen sütunlar dosyadan silinmiş sayılmaz. Destek talebi için gerçek kayıtlar yerine aynı sorunu gösteren küçük bir örnek hazırlayın.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.