Bir şablonu başkalarıyla paylaştığınızda miktar girilecek hücrelerin düzenlenmesi, formüllerin ise yanlışlıkla değiştirilmemesi gerekir. Excel sayfa koruması bu ayrımı kurmaya yardımcı olur. Ancak sayfa koruması dosyanın şifrelenmesiyle veya hassas verinin gizlenmesiyle aynı şey değildir. Bu rehberde basit sipariş tablosunda giriş alanlarını açıp hesaplanan sütunu koruyacağız. Korumanın neyi yapabildiğini ve neyi sağlamadığını anlamak, kullanıcıya yanlış bir güvence vermemek açısından önemlidir. Önce düzenleme ihtiyaçlarını belirleyecek, ardından kopya dosyada normal veri girişi, filtreleme ve yeni satır ekleme deneyleri yapacağız.
Bu rehberde neler var?
Hücre kilidi neden hemen etkili olmaz?
Excel hücrelerinin biçim ayarlarında Kilitli özelliği bulunur. Pek çok yeni çalışma sayfasında hücreler varsayılan olarak kilitli işaretlidir. Buna rağmen veri girebilirsiniz; çünkü bu işaret sayfa koruması açıldığında uygulanır. Kilitli özelliği tek başına aktif bir engel değildir. Bu iki aşamayı ayırmak gerekir: hangi hücrelerin kilitli olacağını seçmek ve sayfada korumayı etkinleştirmek. Bütün hücreleri seçip korumayı açarsanız kullanıcı giriş alanlarına da yazamayabilir. Şablonun kullanılabilir olması için önce düzenlenebilir alanları bilinçli biçimde serbest bırakmanız gerekir.
Örnek tabloda A sütunu Ürün, B sütunu Miktar, C sütunu Birim Fiyat ve D sütunu Toplam olsun. İlk veri satırında Defter, 3 ve 40 yazsın; D2 formülü 120 hesaplasın. Kullanıcının ürün, miktar ve fiyat girmesini istiyoruz; toplamı elle değiştirmesini istemiyoruz. Önce A2:C20 alanını seçin ve Hücreleri Biçimlendir penceresinin Koruma bölümünde Kilitli seçeneğini kaldırın. D sütununu kilitli bırakın. Başlıklar ve yönergeler de yanlışlıkla değiştirilmemesi gereken alanlar olabilir. Her alanın rolünü kısa bir açıklamayla belirtin; renk tek başına yeterli iletişim değildir.
Sayfa korumasını uygun izinlerle açın
Gözden Geçir menüsündeki Sayfayı Koru seçeneğini kullanın. Açılan seçeneklerde kullanıcıların hangi işlemleri yapabileceğini değerlendirin. Kilidi açık hücreleri seçmek veri girişini kolaylaştırır. Kilitli hücreleri seçme, biçimlendirme, satır ekleme, sıralama veya filtre kullanma izinleri iş akışına göre farklı ihtiyaçlardır. Hepsini rastgele açmak korumayı anlamsızlaştırabilir; hepsini kapatmak ise dosyayı kullanışsız yapabilir. Önce gereken en küçük izin kümesiyle başlayın. Şablonu kullanan kişinin yapacağı gerçek işlemleri bir listeye yazmak bu seçimi daha somut hâle getirir.
Parola isteğe bağlı olabilir; kullanacaksanız güvenli biçimde saklayın. Parolanın unutulması bakım sorununa yol açabilir, bu yüzden yetkili kişinin erişim düzenini belirleyin. Fakat sayfa parolasını dosyanın bütün içeriğini gizleyen güçlü şifreleme sanmayın. Amaç yanlışlıkla düzenlemeyi sınırlamaktır. Gerçek erişim sınırı gerekiyorsa dosya depolama izinleri ve uygun dosya şifreleme seçenekleri ayrıca değerlendirilmelidir. Sayfanın korunması, dosyayı açabilen kişinin gördüğü bilgiyi başka yere aktarabilmesini her koşulda engellemez. Hassas alanları aynı dosyada yalnızca gizlemek de bu ihtiyacı karşılamaz; paylaşılabilir kopyayı ayrı hazırlamak gerekebilir.
Veri girişini ve formülleri test edin
Koruma açıldıktan sonra B2 miktarını 5 yapın. D2 sonucunun 200 olması gerekir. Ardından D2’ye elle 999 yazmayı deneyin; kilitli alana düzenleme engeli gelmesini bekleyin. Bu iki test korumanın hem kullanılabilirliği hem formül korunmasını kontrol eder. Sadece engel mesajı görmek yeterli değildir; kullanıcının gerekli girdileri yazabildiği de doğrulanmalıdır. Tablonun başka satırında formül eksikse koruma bunu tamamlamaz. Her hesap satırının doğru başvuru taşıdığını ve boş girişte beklenen davranışı verdiğini ayrıca inceleyin. Koruma veri doğruluğunun yerine geçmez.
Kaynak alanına başka dosyadan kopyalama yapıyorsanız bu yolu da test edin. Yapıştırma işlemi kilitli hücrelere taşarsa engellenebilir veya kullanıcı neyi seçmesi gerektiğini bilemeyebilir. Dosyanın giriş yönergesinde hangi sütunların topluca yapıştırılabileceğini belirtin. Kullanıcının formül sütununu kopyalanan aralığa katmaması için görünür başlık kullanın. Giriş alanında sayı bekleniyorsa koruma tek başına açıklama metnini engellemez. Veri doğrulama rehberindeki yaklaşımı uygun alanlarda kullanabilirsiniz. Düzenlenebilir olmak ile geçerli değer girilmiş olması farklı koşullardır; ikisini ayrı kontrol etmelisiniz.
Filtre, sıralama ve yeni satır sınırlarını inceleyin
Bir raporda kullanıcıların yalnızca kendi ürünlerini görmesi gerekebilir. Mevcut filtreyi koruma altında kullanma izni bu iş için önemlidir. Ancak filtre oluşturma ve var olan filtreyi kullanma aynı işlem değildir. Özelliği korumadan önce doğru alana kurun, sonra koruma seçeneklerini gerçek kullanımda deneyin. Sıralama izinleri kilitli alanlar ve seçilen kapsamla etkileşebilir. Bir kutuyu işaretlemek bütün sıralama senaryolarının çalışacağını garanti etmez. Kaydı oluşturan sütunların birlikte hareket ettiğinden emin olun; sadece miktar sütununun bağımsız sıralanması ürün ilişkisini bozabilir.
Yeni satır ekleme de şablon tasarımını etkiler. Sadece ilk yirmi satırı açık bıraktıysanız yirmi birinci kayıt farklı davranabilir. Kullanıcının kapasite sınırını bilmesini sağlayın veya genişleme akışını uygun biçimde tasarlayın. Excel tablosu kullanılan dosyalarda tablo genişlemesiyle sayfa korumasını birlikte test edin. Normalde otomatik gelen hesap sütunu korumalı sayfada beklediğiniz şekilde genişlemeyebilir. İzin ve sürüm koşullarını kendi dosyanızda doğrulamadan sınırsız yeni kayıt desteği vaat etmeyin. Gerekirse yetkili kişi korumayı kaldırıp yeni satırları hazırladıktan sonra tekrar korusun. Bu bakım adımı yönergede açık olmalıdır.
Dosya paylaşımı ve değişiklik düzeni
Sayfaları gizlemek, çalışma kitabı yapısını korumak ve dosyayı açmak için parola istemek farklı özelliklerdir. İhtiyacın hangisi olduğunu belirleyin. Kullanıcının formülü yanlışlıkla değiştirmesini azaltmak için sayfa koruması uygun olabilir; maliyet sayfasını görmemesini istiyorsanız aynı dosyada gizli sekmeye güvenmeyin. Bulut depolamada görüntüleme ve düzenleme izinleri de ayrı yönetilir. Dosya kopyalandığında bazı paylaşım sınırları orijinalle aynı kalmayabilir. Hedef ortam Google E-Tablolar ise paylaşım rehberini ayrıca inceleyin; Excel koruma davranışının dönüşümde birebir taşındığını varsaymayın.
Şablonun bir ana kopyasını ve tarihli yedeğini koruyun. Formül değiştirme yetkisi kimde, parola nerede saklanıyor ve yeni kayıt alanı nasıl genişletiliyor sorularını kısa bir yönetim notunda cevaplayın. Son testte geçerli giriş, yanlış veri türü, kilitli formüle yazma, filtreleme ve kapasite dışı yeni satır bulunsun. Stok şablonu rehberi üzerinde bu iş akışını deneyebilirsiniz. Korumanın başarı ölçütü bütün düğmelerin pasifleşmesi değildir; kullanıcı gerekli işi yapabilmeli, hesap alanları da yanlışlıkla düzenlemeye karşı sınırlandırılmalıdır. Açık yönergeler teknik ayar kadar önemlidir.
Kaynak ve kapsam
Başvuru: Microsoft Excel destek merkezi. Sayfa koruması hassas veriler için dosya şifrelemesi veya erişim yetkisi yerine kullanılmamalıdır.