Bir sütundaki değerler sayı gibi görünmesine rağmen toplamın dışında kalabilir. Kaynak dosyadan gelen rakamlar metin olarak saklanmış olabilir. Excel’de bu durumu düzeltirken her rakam dizisini sayıya çevirmemelisiniz. Miktar veya fiyat hesaplanabilir bir sayıdır; ürün kodu, telefon ve posta kodu ise çoğu zaman metin olarak korunmalıdır.
Bu rehberde neler var?
- Önce sütunun anlamını belirleyin
- Yardımcı sütunda küçük bir dönüşüm deneyin
- Ondalık ve binlik ayırıcılarını karıştırmayın
- Boşluk ve para simgelerini ayrı ele alın
- Dönüşümün doğruluğunu ölçün
- Uygulama: miktar ile kimliği ayrı dönüştürün
- Kaynağı koruyan veri düzenleme yaklaşımı
- Tekrarlanabilir bir kontrol listesi oluşturun
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Önce sütunun anlamını belirleyin
A2:A5 içinde 10, 20, 30 ve 40 görünsün. Toplam beklenen 100 yerine farklı çıkıyorsa hücre türlerini inceleyin. Hizalama veya uyarı simgesi ipucu verebilir ama tek başına kesin kanıt değildir. Kaynaktan gelen tek tırnak, boşluk ve farklı ondalık işareti metin biçiminin nedenleri arasında olabilir.
Başında sıfır bulunan kimlikleri ayrı değerlendirin. 0007 ürün kodunu 7’ye çevirmek görünüşü sadeleştirirken anlamı bozabilir. Çok uzun kodlarda sayı hassasiyeti sınırı da risk oluşturur. Önce “Bu alan üzerinde matematik yapacak mıyım?” sorusuna cevap verin.
Yardımcı sütunda küçük bir dönüşüm deneyin
Excel’in uyarı menüsünde sayıya dönüştürme seçeneği görünüyorsa birkaç örnek üzerinde deneyebilirsiniz. Bir başka yaklaşım, uygun veride SAYIYAÇEVİR gibi dilinize uygun dönüşüm işlevini kullanmaktır. İşlev adı ve ondalık ayırıcı desteği sürüme göre kontrol edilmelidir. Formülü bütün sütuna uygulamadan önce normal, boş ve bozuk girdiyi deneyin.
Bazı düzenli verilerde 1 ile çarpma gibi aritmetik zorlama yöntemleri kullanılabilir. Ancak bunlar kaynak biçiminin nedenini açıklamaz ve geçersiz metinlerde hata üretir. Önemli bir dosyada dönüşümün hangi kuralı uyguladığını açıkça gösteren bir yardımcı alan daha anlaşılırdır.
Ondalık ve binlik ayırıcılarını karıştırmayın
1.234 ifadesi farklı bölgesel ayarlarda bin iki yüz otuz dört veya bir tam iki yüz otuz dört binde olarak yorumlanabilir. Kaynağın hangi ülke ve uygulama ayarıyla üretildiğini öğrenin. Noktaları rastgele kaldırmak bazı değerlerde ondalık kısmı siler. Virgülü noktaya çevirmek de her dosyada doğru sonuç vermez.
Bir fiyat sütununda 12,50 ve 1.250,00 gibi iki örnekle kontrol yapın. Dönüşüm sonrası beklenen büyüklük korunmalı. İşletme dosyasında para birimini ayrı başlıkta belirtin. Kaynağı doğru ayırıcı ve yerel ayarla içe aktarmak, bozuk veriyi sonradan onarmaktan daha güvenilir olabilir.
Boşluk ve para simgelerini ayrı ele alın
“125 TL” metnini doğrudan sayı gibi toplamayı beklemeyin. Tutar ile para birimini ayrı alanlarda tutmak daha düzenli bir yapıdır. Kaynakta simge veya ek açıklama varsa hangi parçanın kaldırılacağını açıkça tanımlayın. Her harfi silen geniş bir işlem başka anlamlı bilgileri kaybettirebilir.
Normal boşluk ile bölünemez boşluk farkını da değerlendirin. Boşluk temizleme rehberi bu ayrımı açıklar. Dönüşümden önce temizleme uyguluyorsanız her iki adımı ayrı sütunlarda göstermek hatayı bulmayı kolaylaştırır.
Dönüşümün doğruluğunu ölçün
Yalnızca toplamın değişmesine bakmayın. Dönüşen kayıt sayısını, hatalı kalan satırları ve en küçük büyük değerleri kontrol edin. Yanlış ayırıcı yüzünden 12,50 değerinin 1250 olması toplamı da büyütür; sayı hâline gelmiş olması doğru dönüştüğü anlamına gelmez.
Orijinal sütunu saklayarak yeni alanı raporda kullanın. CSV içe aktarma rehberi düzenli dosya alımlarında yardımcı olur. Veriyi oran olarak kullanacaksanız yüzde hesaplama yazısındaki 25 ve %25 farkını ayrıca inceleyin. Son adımda kaynak ve hedef satır sayısının aynı kaldığını doğrulayın.
Uygulama: miktar ile kimliği ayrı dönüştürün
Bir deneme tablosunda Miktar sütununa metin olarak 10, 20 ve 30; Ürün kodu sütununa 0010, 0020 ve 0030 yazın. Miktarların toplamı dönüşüm sonrasında 60 olmalıdır. Ürün kodlarının ise dört karakterli yapısını korumasını bekleyin. Bütün sayfa için tek bir dönüşüm uygulamanın neden uygun olmadığını bu iki sütun açıkça gösterir.
Fiyat örneğine 12,50 ve 1.250,00 ekleyin. Kaynağın Türkçe sayı kuralını kullandığını biliyorsanız sonuçların 12,5 ve 1250 büyüklüğünde kalmasını kontrol edin. Karakter değiştirerek sonuca ulaşmaya çalışıyorsanız her işlemin etkisini ayrı sütunda gösterin. Özellikle ondalık işaretini kaldırmak tutarı yüz veya bin kat değiştirebilir. Hücrenin sağa hizalanması bu yanlış büyüklüğü fark etmenizi sağlamaz.
Son olarak boş hücre, para simgeli metin ve açıklama içeren bir satır ekleyin. Dönüşmeyenleri açık bir hata listesine alın; sıfırla değiştirmeyin. Sıfır gerçek bir miktar olduğu için eksik veya bozuk veriyi onunla aynı kategoriye koymak raporu yanıltır. Dönüşüm sonrası kaynak ve hedef satır sayısını, örnek değerleri ve toplamları karşılaştırın. Ana kayıtları değiştirmeden önce hangi sütunların sayıya çevrildiğini, hangi kod alanlarının metin olarak bırakıldığını kısa bir dönüşüm notuyla belgeleyin.
Kaynağı koruyan veri düzenleme yaklaşımı
Bir dönüşüm uygulamadan önce ham veriyi ayrı sayfa veya ayrı dosyada koruyun. Kaynak ve sonuç satırlarını aynı anahtarla ilişkilendirmek karşılaştırmayı kolaylaştırır. Başlık satırını tek tutun; bir kaydı birkaç satıra yaymadan önce bunun filtre, arama ve özet işlemlerine etkisini düşünün. Sütunun anlamını belirlemeden bütün veriye aynı temizleme kuralını uygulamayın.
Metin, sayı ve tarih ayrı veri türleridir. Kodun rakamlardan oluşması hesaplanacak miktar olduğu anlamına gelmez. Baştaki sıfırlar ve uzun kimlikler önemli olabilir. Görüntüyü değiştiren hücre biçimi ile gerçek değeri dönüştüren işlem farklıdır. Dönüşüm sonrasında yalnızca hizalamaya veya renge değil, örnek değerin içeriğine ve ilgili hesapta nasıl kullanıldığına bakın.
Tekrarlanabilir bir kontrol listesi oluşturun
Önce ve sonra satır sayısını, boş anahtarları, tekrarları ve gerekli miktar toplamlarını karşılaştırın. Her farklı kayıt türünden bir örnek seçin. Kaynağın ilk satırının doğru olması son kaydın veya içinde özel karakter bulunan bir açıklamanın doğru olduğu anlamına gelmez. Dış sistemden düzenli dosya geliyorsa kabul edilen kodlama, ayırıcı, tarih ve birim kurallarını not edin.
Bir işlem sonucu değiştirdiğinde bunun beklenen değişiklik olup olmadığını açıklayabilmelisiniz. Hatalı veriyi sıfır veya boş metinle kapatmak yerine ayrı kontrol sütununda gösterin. Kalıcı değişiklikleri geri alabileceğiniz bir kopya saklayın. Dosyayı paylaşırken ham verideki kişisel veya ticari bilgileri de inceleyin; görünmeyen sütunlar dosyadan silinmiş sayılmaz. Destek talebi için gerçek kayıtlar yerine aynı sorunu gösteren küçük bir örnek hazırlayın.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.