Her ay gelen benzer dosyaları tek tek açıp alt alta kopyalamak zaman alır. Sütun sırası değiştiğinde, bir dosya iki kez eklendiğinde veya yeni ay unutulduğunda sonuç hatalı olabilir. Power Query, bir klasördeki uygun dosyaları belirlenen dönüşüm adımlarıyla bir araya getirmek için kullanılabilir. Bu rehber aynı yapıda hazırlanmış aylık CSV dosyalarını örnek alır. Amaç bütün dosyaları gelişigüzel birleştirmek değil, kaynak seçimini ve veri türlerini tekrar edilebilir bir süreç hâline getirmektir. Özellik desteği Excel sürümüne ve platforma bağlıdır; menülerin bulunmasını kendi kurulumunuzda kontrol etmelisiniz.
Bu rehberde neler var?
Birleştirmeden önce dosya sözleşmesini belirleyin
Deneme klasöründe ocak.csv ve subat.csv adlı iki dosya bulunsun. Her ikisinde Tarih, Ürün Kodu ve Miktar başlıkları yer alsın. Ocak dosyasında K001 için 10 ve K002 için 20; şubat dosyasında K001 için 15 ve K003 için 5 miktarı olsun. Dört kayıt ve toplam 50 bekliyoruz. Tarihler gerçek kayıt tarihlerini temsil etsin; dosya adındaki ayın tek başına yeterli dönem bilgisi olduğunu varsaymayın. Kaynak uygulama aynı sütunu farklı isimle gönderiyorsa dönüşüm bunu açıkça ele almalıdır. Başlıkları ve anlamlarını önceden standartlaştırmak iş akışını kolaylaştırır.
Klasörü yalnızca birleştirilecek kaynaklara ayırın. Eski yedekler, sonuç dosyası veya aynı verinin farklı kopyaları aynı yerde bulunmasın. Dosyanın adını değiştirmek içindeki kayıtları benzersiz yapmaz. Bir kez eklenen hareket başka dosyada tekrar bulunabilir. Veri sözleşmesine kod türü, tarih biçimi, miktar birimi ve karakter kodlamasını da yazın. Baştaki sıfırları anlamlı kodlar metin olarak korunmalıdır. Kaynak CSV yapısıyla ilgili belirsizlik varsa önce UTF-8 ve CSV rehberini inceleyin. Hatalı okunan kaynaklar, otomatik birleştirmede daha hızlı çoğalan hatalar hâline gelebilir.
Klasör bağlantısını kurup listeyi filtreleyin
Destekleyen masaüstü Excel’de Veri → Veri Al → Dosyadan → Klasörden yolunu kullanabilirsiniz. Klasör konumunu seçtikten sonra dosya listesi görünür. Doğrudan birleştirmeye geçmeden önce veriyi dönüştürme seçeneğiyle listeyi incelemek daha fazla kontrol sağlar. Ad, uzantı ve klasör yolu gibi alanlar hangi kaynakların dahil edildiğini gösterir. Alt klasörlerdeki dosyaların da gelebileceğini göz önünde bulundurun. Geçici, gizli veya ilgisiz dosyaları dışarıda bırakacak filtreler oluşturun. Ekranda yalnızca beklenen iki kaynağın kaldığını doğrulamadan içerik birleştirme adımına geçmeyin.
Power Query örnek dosya üzerinden dönüştürme mantığı kurabilir. Örnek olarak seçilen dosyanın genel yapıyı gerçekten temsil etmesi önemlidir. Bir dosyada başlık üstünde açıklama satırları, diğerinde doğrudan başlık bulunuyorsa aynı adım dizisi ikisinde de doğru çalışmayabilir. İlk dosyanın düzgün olması bütün klasörün uyumlu olduğunu kanıtlamaz. Dosyaları birleştirme düğmesini kullanırken örnek dosya ve ayırıcı önizlemesini okuyun. Otomatik önerilen türleri onaylamadan önce kod ve tarih alanlarını kontrol edin. Sütun sayısı beklenenden farklıysa önce kaynak biçimini düzeltin; sonraki adımlarla görünümü zorlamayın.
Dönüşüm adımlarını görünür tutun
Başlık satırının doğru yükseltildiğini ve her kaynaktan gelen tekrar başlıkların veri gibi kalmadığını inceleyin. Ürün Kodu sütununu metin, Miktar alanını uygun sayı türü olarak tanımlayın. Tarih yorumunda yerel ayar seçimi gerekebilir. Gün ve ayı belirsiz bir kaynakta uygulamanın tahminine güvenmeyin. Gerekli alanlarda yerel ayarla tür dönüştürme seçeneklerini kullanın. Tür hatalarını boş veya sıfırla kapatmadan önce hangi kayıtların etkilendiğini bulun. Kayıt sayısı azsa örnekleri tek tek kaynak dosyalarıyla karşılaştırın. Her dönüşüm adımının neden var olduğunu kısa ve açıklayıcı bir adla belirtmek bakım işini kolaylaştırır.
Kaynak dosya adını sonuçta tutmak hata araştırırken yararlıdır. Bir miktar beklenmedik çıktığında hangi dosyadan geldiğini görebilirsiniz. Bu alanı son raporda göstermeseniz bile ara veri tablosunda korumayı değerlendirin. Gereksiz sütunları kaldırırken denetim için gereken kimlikleri silmeyin. Kaynak başlıklarından biri sonradan değişirse bazı adımlar hata verebilir veya beklenen sütun boş kalabilir. Bu yüzden dönüşümün başarılı tamamlanması ile iş verisinin doğru olması aynı kontrol değildir. Başlıkların, türlerin ve kayıt kapsamının her yenilemede beklentiyle uyuşması gerekir.
Sonucu yükleyip yenileme deneyini yapın
Birleştirilmiş sonucu çalışma sayfasına tablo olarak yükleyin. Beklediğimiz dört satır ve toplam 50 olmalıdır. Kaynak dosya adlarına göre kayıtları inceleyin; her dosyadan iki satır geldiğini doğrulayın. Sonra klasöre mart.csv ekleyin ve içinde K004 için 7 miktarı bulunsun. Yenileme sonrasında beş satır ve toplam 57 beklenir. Yeni dosyanın klasör filtresine uyduğunu ve aynı sütun sözleşmesini taşıdığını kontrol edin. Power Query bağlantısının bulunması, dosyaların kendiliğinden sürekli ve anlık işlendiği anlamına gelmez. Yenilemenin ne zaman yapılacağı açıkça belirlenmelidir.
Dosyayı başka bilgisayarda açtığınızda klasör yolu mevcut olmayabilir. Kullanıcı adı içeren yerel yollar veya farklı sürücü harfleri taşınabilirliği etkiler. Ortak klasör kullanılacaksa erişim yetkileri ve bağlantı türü ayrıca planlanmalıdır. Kullanıcının kaynak klasöre erişebilmesi, çalışma kitabına erişebilmesinden farklıdır. Kimlik bilgisi veya erişim engeliyle karşılaştığınızda veri temizleme adımlarını değiştirmek çözüm değildir. Önce bağlantı ve izin ilişkisini inceleyin. Kaynak dosyaları kim güncelliyor, kim yeniliyor ve sonuç hangi saatte kullanılacak sorularını bir çalışma notunda cevaplayın. Bu bilgi otomasyonun günlük işte sürdürülebilmesini sağlar.
Tekrar, şema değişikliği ve hata kontrolü
Ocak dosyasının bir kopyasını klasöre ekleyip yenilerseniz satır ve toplam artabilir. Otomatik birleştirme aynı verinin yedeğini gerçek yeni kayıt gibi okuyabilir. Dosya filtreleri bu riski azaltır, fakat kayıt düzeyinde benzersiz işlem kimliği daha güçlü kontrol sağlar. Yinelenen değerler rehberindeki yaklaşımla tekrarları araştırın. Ürün kodu tek başına hareket kimliği değildir; aynı ürün farklı günlerde yeniden işlem görebilir. Tekrar kaldırmadan önce her satırın neyi temsil ettiğini açıklayın. Rastgele temizlik gerçek hareketleri kaybettirebilir.
Son denemelerde eksik sütunlu dosya, boş dosya, hatalı tarih ve farklı sayı ayırıcısı bulunan örnekleri değerlendirin. Süreç bunları durduruyor mu, kontrol listesine mi alıyor, yoksa sessizce boş değer mi üretiyor? Beklenen davranışı yazın. Aylık satır sayısı ve miktar toplamını kaynaklarla karşılaştıran küçük bir kontrol tablosu kurun. Özet rapor gerekiyorsa yüklenen veriyi pivot tabloya bağlayabilirsiniz. Önce sorgu yenilemesini, ardından özetin güncelliğini kontrol edin. Tek bir yenile düğmesinin bütün bağlı raporları hangi sırayla etkilediğini kullandığınız dosyada doğrulamadan kesin varsayım yapmayın.
Kaynak ve kapsam
Başvuru: Microsoft Power Query belgeleri. Anlatım CSV örneğine dayanır; farklı dosya türleri ve platformlar için bağlantı desteğini ayrıca inceleyin.