Koşullu biçimlendirme, hücredeki değere veya belirlenen formüle göre görünümü değiştirir. Düşük stok, geciken görev veya aynı kodun tekrarı gibi durumları görünür kılabilir. Renkler verinin kendisini değiştirmez ve doğru iş kararını otomatik vermez. Kuralların hangi hücrelere uygulandığını, hangi sırayla değerlendirildiğini ve boş alanları nasıl etkilediğini anlamanız gerekir.
Bu rehberde neler var?
- Basit bir eşik kuralıyla başlayın
- Bütün satırı bir hücreye göre renklendirin
- Birden fazla kuralın önceliğini inceleyin
- Veri çubukları ve renk ölçeklerini yorumlayın
- Renk dışındaki açıklamayı koruyun
- Uygulama: renk kuralını satır kaymasına karşı doğrulayın
- Veri, kural ve görünümü birbirinden ayırın
- Kapsamın büyümesini ve paylaşımı test edin
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Basit bir eşik kuralıyla başlayın
B2:B20 miktar alanı olsun. Değeri 10’dan küçük hücreleri işaretleyen bir kural oluşturabilirsiniz. Önce yalnızca bu veri alanını seçin; başlığı ve bütün çalışma sayfasını kapsamaya gerek yoktur. Kontrol için 9, 10 ve 11 değerlerini yazın. Küçüktür koşulunda 10 işaretlenmemelidir.
Eşik başka bir hücrede tutulacaksa kuralı o alana bağlamak yönetimi kolaylaştırır. Böylece her değişiklikte kural düzenleyicisini açmanız gerekmez. Ancak başvurunun kopyalama ve kapsam davranışını test edin. Boş hücrelerin de beklenmedik şekilde işaretlenmesi, ek bir boşluk kontrolü gerektiğine işaret edebilir.
Bütün satırı bir hücreye göre renklendirin
Görev tablosunda D sütunu durum alanı olsun. A2:D100 kapsamını seçip formüle dayalı kuralda =$D2="Tamamlandı" kullanabilirsiniz. Dolar işareti D sütununu sabit tutar; satır numarası ise her kayıt için değişir. Böylece koşul aynı satırın durumuna bakar.
Kapsam ikinci satırdan başlarken formülü üçüncü satırla kurmak, rengin bir satır kaymasına yol açabilir. Formülün ilk seçili hücreye göre yazıldığını düşünün. A2:D100 aralığı ile $D2 uyumludur. Kuralı uyguladıktan sonra ilk ve son satırın doğru değerlendirildiğini kontrol edin.
Birden fazla kuralın önceliğini inceleyin
Aynı hücre hem düşük stok hem olumsuz miktar kuralına uyabilir. Kural yöneticisinde sıralama ve varsa durdurma davranışı önem kazanır. Hangi rengin daha önemli durumu temsil ettiğini planlayın. Çok sayıda benzer kural eklemek yerine iş mantığını anlaşılır birkaç başlıkta tutun.
Kopyalanan hücreler bazen benzer kuralların parçalı kapsamlar hâlinde çoğalmasına neden olabilir. Dosya büyüdükçe kural listesini inceleyin. Kullanılmayan veya çakışan kuralları belirleyin; silmeden önce hangi alanlarda kullanıldıklarını kontrol edin. Görünümü sadeleştirmek, önemli uyarıların fark edilmesini kolaylaştırır.
Veri çubukları ve renk ölçeklerini yorumlayın
Bir değer aralığının içindeki göreli büyüklükleri görmek için veri çubukları yararlı olabilir. Ancak en büyük değerin yeşil olması her zaman olumlu sonuç anlamına gelmez. Gecikme süresi gibi bir ölçüde büyük değer olumsuzdur. Renk anlamını ölçünün bağlamına göre seçin.
Renk ölçeği kaynak kapsamın değişmesiyle farklı bir dağılım gösterebilir. Yeni çok büyük bir değer, diğer satırları görsel olarak birbirine yaklaştırabilir. Sabit bir iş eşiği izliyorsanız yalnızca göreli ölçeğe güvenmeyin. Başlıkta ölçü birimini ve gerekirse eşik açıklamasını gösterin.
Renk dışındaki açıklamayı koruyun
Renkleri ayırt etmekte zorlanan kullanıcılar veya siyah beyaz çıktı alan kişiler için durum metni de bulunmalıdır. “Gecikmiş”, “Kontrol et” gibi açıklayıcı bir sütun, tek başına kırmızı dolgudan daha erişilebilirdir. Gerekiyorsa simgeyle destekleyin fakat anlamı yalnızca simgeye bırakmayın.
Kuralların doğru veriye dayanması için EĞER formülü ve açılır liste yazılarını inceleyin. Stok dosyasında uygulamayı görmek için stok takip rehberine bakın. Son kontrolde normal değer, eşik, boş hücre ve kopyalanmış yeni satırı deneyin.
Uygulama: renk kuralını satır kaymasına karşı doğrulayın
Üç görevden yalnızca ortadakinin durumunu Tamamlandı yapın. Satır boyama kuralı doğruysa sadece o görevin alanı işaretlenmelidir. Üst veya alt satır boyanıyorsa kuralın başlangıç satırı ile uygulama kapsamını karşılaştırın. Dolar işaretinin yanlış yerde olması her satırın aynı hücreye bakmasına da neden olabilir. Bu sorunu görmek için ilk ve son kaydı sırayla değiştirin.
İkinci bir kural olarak boş tarihli kayıtları işaretleyin. Aynı satır iki kurala birden uyuyorsa hangi görünümün öncelikli olduğunu inceleyin. Kullanıcılar için anlamı belli birkaç renk seçin ve kısa açıklama ekleyin. Her farklı duruma ayrı parlak renk vermek, önemli uyarıları arka plana itebilir. Siyah beyaz çıktı veya renkleri ayırt etmekte güçlük yaşayan kullanıcılar için durum metnini koruyun.
Son adımda yeni satır ekleyip kuralların kapsamını kontrol edin. Hücre kopyalama sonucunda çok sayıda parçalı kural oluştuysa kural yöneticisini inceleyin; hepsini topluca silmeyin. Hangi kuralın hangi alanda kullanıldığını anladıktan sonra düzenleyin. Rengin kaybolması, iş durumunun kendisinin değiştiğini göstermez. Durum verisi ile görsel işaretin ayrı olduğu anlaşılırsa kullanıcılar yalnızca hücre dolgusu değiştirerek bir görevi tamamlanmış saymaya çalışmaz. Dosya açıklamasına bu farkı bir cümleyle ekleyebilirsiniz.
Veri, kural ve görünümü birbirinden ayırın
Bir elektronik tabloda kaydın değeri, o değere uygulanan giriş kuralı ve ekranda görünen biçim ayrı katmanlardır. Hücreye renk vermek kayıt durumunu değiştirmez. Açılır listede seçenek bulunması, eski kayıtların o kurala uygun olduğunu kanıtlamaz. Özet rapor da kaynağın eksiksiz ve doğru olduğunu kendiliğinden doğrulamaz. Bu katmanları ayrı kontrol etmek sorunun yerini bulmayı kolaylaştırır.
Başlangıçta küçük bir kaynak liste kullanın. Başlıklar açık, satırlar tek kayıt ve ölçü birimleri tutarlı olsun. Birleştirilmiş hücreler veya araya eklenmiş toplam satırları bazı veri araçlarını karmaşıklaştırabilir. Kaynak ile raporu ayrı sayfalarda tutmak, kullanıcıların veri girişini sunum düzeniyle karıştırmasını azaltır. Hangi alanların düzenlenebileceğini kısa bir açıklamayla belirtin.
Kapsamın büyümesini ve paylaşımı test edin
Yeni satır ekleyerek kuralın, toplamın veya özetin güncel alanı kapsayıp kapsamadığını kontrol edin. Sabit aralıklar eski sınırda kalabilir; kopyalama işlemleri ise farklı kuralları yeni hücrelere taşıyabilir. Bu nedenle yalnızca ilk kurulumda değil, dosyanın yapısı değiştiğinde de kapsam incelemesi yapın. Normal ve sınır değerleri için beklenen sonuçları önceden yazın.
Dosyayı başka bir kişiye verdiğinizde görsel işaretlerin anlamı açıklanmalıdır. Yalnızca renge dayalı anlatım yerine durum metni veya başlık kullanın. Koruma ile gizliliği birbirine karıştırmayın; görünmeyen alanlar paylaşılacak dosyada kalabilir. Kullandığınız Excel sürümünde menülerin ve özelliklerin davranışını küçük bir kopyada doğrulayın. Buradaki örnekler bütün dosyanızın veya bütün platformların test edildiği anlamına gelmez.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.