Bir görev listesinde “Tamamlandı”, “tamam”, “Bitti” gibi farklı ifadeler kullanılması raporları zorlaştırır. Excel açılır listesi, kullanıcının önceden belirlenen seçeneklerden seçim yapmasını sağlar. Bu araç veri girişini düzenler; dosyanın bütün hatalarını veya yetkisiz değişiklikleri engelleyen bir güvenlik sistemi değildir. Kaynak listeyi ve hata davranışını doğru planlamak gerekir.
Bu rehberde neler var?
- Seçenekleri ayrı bir alanda hazırlayın
- Veri doğrulama kuralını uygulayın
- Geçersiz girişte ne olacağını seçin
- Kopyalama ve yeni satır eklemeyi test edin
- Rapor ve şablonlarda kullanma
- Uygulama: kuralın yeni kayıtlarla devam ettiğini sınayın
- Veri, kural ve görünümü birbirinden ayırın
- Kapsamın büyümesini ve paylaşımı test edin
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Seçenekleri ayrı bir alanda hazırlayın
Basit bir görev tablosu için başka bir sayfada Başlamadı, Devam ediyor ve Tamamlandı değerlerini alt alta yazın. Boş satırları ve aynı anlamdaki tekrarları temizleyin. Seçeneklerin anlaşılır olması, kısa fakat belirsiz etiketlerden daha değerlidir. “Kapalı” gibi bir terim kullanıyorsanız ne zaman seçileceğini açıklayın.
Kaynak liste ayrı sayfadaysa sürümünüze uygun adlandırılmış aralık yaklaşımı kullanılabilir. Örneğin seçenek alanına Durumlar adı verip veri doğrulama kaynağında =Durumlar kullanabilirsiniz. Adın hangi hücreleri kapsadığını kontrol edin. Sadece başlık hücresini seçmek kullanıcıya yanlış seçenek gösterir.
Veri doğrulama kuralını uygulayın
Durum girilecek hücreleri seçin. Veri doğrulama bölümünde liste türünü seçip kaynak alanını tanımlayın. Hücre içi açılır seçeneğinin etkin olduğundan emin olun. Örnek dosyada D2:D100 durum alanıysa kural bu kapsamı kapsamalıdır; yeni satırların kuralı otomatik alıp almadığını ayrıca deneyin.
Bir hücreye seçenekleri doğrudan ayırıcıyla yazmak küçük listelerde mümkündür. Ancak bölgesel liste ayırıcıları değişebilir ve seçenekleri güncellemek zorlaşır. Birden fazla yerde kullanılacak listeleri görünür bir kaynak alanında tutmak yönetimi kolaylaştırır. Farklı kuralların aynı başlığı kullanmasını önleyin.
Geçersiz girişte ne olacağını seçin
Hata uyarısı, kullanıcının listede olmayan bir değer yazması durumunda nasıl davranılacağını belirler. Durdurma yaklaşımı geçersiz girişi engellemeyi amaçlar; uyarı türlerinin kullanıcıya devam imkânı tanıyabileceğini göz önünde bulundurun. Dosyanızın ihtiyacına göre seçim yapın ve açıklayıcı hata metni yazın.
Boş hücreye izin verilip verilmeyeceğini ayrıca belirleyin. Durumun bilinmemesi ile Başlamadı seçeneği aynı anlama gelmeyebilir. Kullanıcının henüz karar veremediği kaydı otomatik olarak bir gruba atamak raporları yanıltabilir. Gerekirse Bekleniyor gibi açık bir iş durumu tanımlayın.
Kopyalama ve yeni satır eklemeyi test edin
Veri doğrulama kuralları bazı yapıştırma işlemleriyle değişebilir veya aşılabilir. Bu nedenle açılır listeyi mutlak bir güvence olarak görmeyin. Başka dosyadan gelen değerleri yapıştırdıktan sonra bilinmeyen durumları sayan yardımcı bir kontrol sütunu kullanabilirsiniz. Kullanıcıların girdi alanlarını kolayca tanıması da önemlidir.
Kaynak listeye yeni seçenek eklediğinizde hedef hücrelerin bunu gösterip göstermediğini inceleyin. Sabit bir aralık kullanıyorsanız yeni seçenek kapsam dışında kalabilir. Mevcut kayıtlarda kullanılan eski seçeneği kaynaktan silmenin geçmiş kayıtları otomatik düzeltmediğini unutmayın.
Rapor ve şablonlarda kullanma
Tutarlı durum alanları EĞERSAY raporlarının doğru kurulmasını kolaylaştırır. Açılır listeden seçilen duruma göre satırı renklendirmek için koşullu biçimlendirme kullanılabilir. Bu iki araç farklı işler yapar: biri girdiyi düzenler, diğeri görünümü değiştirir.
Pratik yapmak için görev şablonunu indirin. Geçerli seçim, listede olmayan giriş, boş hücre, yeni satır ve dışarıdan yapıştırma durumlarını deneyin. Dosyayı paylaşırken seçenek listesinin düzenlenmesinden kimin sorumlu olduğunu ve hangi durumun hangi anlamda kullanıldığını kısa bir notla belirtin.
Uygulama: kuralın yeni kayıtlarla devam ettiğini sınayın
Üç durum seçeneğiyle beş görev oluşturun. İlk görevi Başlamadı, ikinciyi Devam ediyor, üçüncüyü Tamamlandı seçin; dördüncü alanı boş bırakın. Beşinci hücreye listede olmayan Bitti değerini elle yazmayı deneyin. Beklenen davranışı hata ayarınıza göre değerlendirin. Kullanıcının devam edebildiği bir uyarıyı, geçersiz girdiyi kesin olarak engelleyen bir kural gibi anlatmayın.
Ardından kaynağa Beklemede seçeneğini ekleyin. Hedef hücrede bu seçeneğin görünmesi için kaynak kapsamının genişlediğinden emin olun. Mevcut kayıtların eski metinleri kendiliğinden yeni seçeneğe dönüşmez. Ekip içinde durum adı değiştiğinde geçmiş verinin nasıl güncelleneceğini de planlayın. Aynı anlamı taşıyan iki etiket bir süre birlikte kalırsa sayım raporları bölünebilir.
Son deneyde başka bir dosyadan durum değeri yapıştırın ve yeni görev satırı ekleyin. Kuralın kapsamını ve geçersiz değerlerin kontrolünü yeniden inceleyin. Açılır listeyi kullanıcı dostu bir giriş yardımı olarak düşünmek, bütün dosyanın doğruluğunu ona bağlamaktan daha uygundur. Kaynak seçenekleri yalnızca yetkili kişinin güncellemesi gerekiyorsa uygun koruma ve paylaşım ayarlarını ayrıca değerlendirin. Girdi hücresinin yanında durumların kısa tanımını vermek, teknik olarak geçerli fakat anlam bakımından yanlış seçimleri azaltabilir.
Veri, kural ve görünümü birbirinden ayırın
Bir elektronik tabloda kaydın değeri, o değere uygulanan giriş kuralı ve ekranda görünen biçim ayrı katmanlardır. Hücreye renk vermek kayıt durumunu değiştirmez. Açılır listede seçenek bulunması, eski kayıtların o kurala uygun olduğunu kanıtlamaz. Özet rapor da kaynağın eksiksiz ve doğru olduğunu kendiliğinden doğrulamaz. Bu katmanları ayrı kontrol etmek sorunun yerini bulmayı kolaylaştırır.
Başlangıçta küçük bir kaynak liste kullanın. Başlıklar açık, satırlar tek kayıt ve ölçü birimleri tutarlı olsun. Birleştirilmiş hücreler veya araya eklenmiş toplam satırları bazı veri araçlarını karmaşıklaştırabilir. Kaynak ile raporu ayrı sayfalarda tutmak, kullanıcıların veri girişini sunum düzeniyle karıştırmasını azaltır. Hangi alanların düzenlenebileceğini kısa bir açıklamayla belirtin.
Kapsamın büyümesini ve paylaşımı test edin
Yeni satır ekleyerek kuralın, toplamın veya özetin güncel alanı kapsayıp kapsamadığını kontrol edin. Sabit aralıklar eski sınırda kalabilir; kopyalama işlemleri ise farklı kuralları yeni hücrelere taşıyabilir. Bu nedenle yalnızca ilk kurulumda değil, dosyanın yapısı değiştiğinde de kapsam incelemesi yapın. Normal ve sınır değerleri için beklenen sonuçları önceden yazın.
Dosyayı başka bir kişiye verdiğinizde görsel işaretlerin anlamı açıklanmalıdır. Yalnızca renge dayalı anlatım yerine durum metni veya başlık kullanın. Koruma ile gizliliği birbirine karıştırmayın; görünmeyen alanlar paylaşılacak dosyada kalabilir. Kullandığınız Excel sürümünde menülerin ve özelliklerin davranışını küçük bir kopyada doğrulayın. Buradaki örnekler bütün dosyanızın veya bütün platformların test edildiği anlamına gelmez.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.