Bir dosyadan alınan “K001;Defter;40” satırı tek hücrede görünüyorsa bilgileri ayrı sütunlara ayırmanız gerekir. Excel’in metni sütunlara dönüştürme aracı bu iş için kullanılabilir. Ancak yanlış ayırıcı seçimi, baştaki sıfırların kaybolması veya sağdaki hücrelerin üzerine yazılması gibi sorunlar doğabilir. İşleme başlamadan önce kaynak biçimini ve hedef alanı belirleyin.
Bu rehberde neler var?
- Verinin yapısını inceleyin
- Güvenli bir hedef alan hazırlayın
- Kodları metin olarak koruyun
- Tarih ve ondalık işaretlerini kontrol edin
- Sonuçları kaynağa karşı karşılaştırın
- Uygulama: boş alan ve uzun kod deneyi
- Kaynağı koruyan veri düzenleme yaklaşımı
- Tekrarlanabilir bir kontrol listesi oluşturun
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Verinin yapısını inceleyin
İlk birkaç kayıtta parçaların neyle ayrıldığını bulun. Noktalı virgül, virgül, sekme ve boşluk sık görülen ayırıcılardır. Bir hücrede ürün açıklaması kendi içinde virgül içeriyorsa her virgülü sütun sınırı saymak yanlış olur. Kaynağın tırnaklama veya kaçış kuralı bulunabilir; dosya içe aktarma aracı bu durumda daha uygun seçenek olabilir.
Sabit genişlikli veride ise her alan belirli karakter konumlarında başlar. Bu yapı ayırıcıya dayalı dosyayla aynı değildir. Önizlemede sütun kesimlerinin gerçek alan sınırlarına denk geldiğini kontrol edin. Kaydın kısa veya uzun olması düzeni bozuyorsa sabit genişlik varsayımı geçerli olmayabilir.
Güvenli bir hedef alan hazırlayın
Kaynağın yanındaki sütunlarda önemli bilgiler varsa ayırma işlemi bunların üzerine yazabilir. Önce boş bir çalışma sayfası açın veya yeterli boş sütun oluşturun. Kaynak sütunu koruyup işlem sonucunu başka yerde üretmek karşılaştırma yapmanızı kolaylaştırır. Tek bir deneme satırı yerine farklı uzunlukta birkaç örnek seçin.
Veri sekmesindeki metni sütunlara dönüştürme adımlarında ayrılmış veya sabit genişlikli yapıyı seçin. Ayırıcıyı belirledikten sonra önizlemeye bakın. Örneğin noktalı virgülle ayrılan ürün kodu, ad ve fiyat üç ayrı sütun oluşturmalıdır. İki veya beş sütun görünüyorsa işlemi bitirmeden kaynak kuralını yeniden inceleyin.
Kodları metin olarak koruyun
00125 gibi bir ürün kodunun 125’e dönüşmesi anlam kaybı olabilir. İlgili sütunun veri türünü metin olarak seçmek baştaki sıfırları korumaya yardımcı olur. Telefon, posta kodu ve kimlik benzeri alanlar hesaplanacak miktarlar değildir. Bunları sırf rakamlardan oluşuyor diye sayıya çevirmeyin.
Uzun sayı dizilerinde Excel’in sayısal hassasiyet sınırı da önem taşır. Kaynağı metin olarak içe aktarmak bu tür kodların korunması için daha uygun olabilir. Değişmiş veriye sonradan yalnızca hücre biçimi uygulamak kaybolan basamakları kendiliğinden geri getirmez. Orijinal kaynağı saklamak bu nedenle önemlidir.
Tarih ve ondalık işaretlerini kontrol edin
Bir dosyadaki 01/02 ifadesi farklı bölgesel ayarlarda farklı yorumlanabilir. Tarih sütununun gün ve ay sırasını bilinçli seçin. Fiyat alanındaki virgül ondalık işaretiyse aynı virgülü alan ayırıcı olarak kullanmak karışıklık yaratabilir. Dosya biçimi ile bölgesel sayı biçimini ayrı başlıklar olarak değerlendirin.
İçe aktarımdan sonra toplam veya tarih sıralamasıyla küçük bir doğrulama yapın. Örnekte 12,50 tutarının on iki buçuk olarak kaldığını ve ayın günle yer değiştirmediğini kontrol edin. Gerekirse CSV ve UTF-8 rehberindeki içe aktarma yaklaşımına geçin.
Sonuçları kaynağa karşı karşılaştırın
İlk, orta ve son kaydı inceleyin. Alanlardan biri boş olduğunda sütunların sola kayıp kaymadığını kontrol edin. Açıklama içinde ayırıcı bulunan bir kayıt ekleyerek istisna davranışını görün. Birleştirilmiş isimleri rastgele boşluktan bölmek çok parçalı adlarda hatalı sonuçlar üretebilir.
Sonucu ayrı dosya olarak kaydedin ve dönüşüm kuralını not edin. Temizlenen alanları daha sonra DÜŞEYARA veya liste karşılaştırma işleminde kullanabilirsiniz. Düzenli gelen dosyalar için her seferinde elle işlem yapmak yerine tekrarlanabilir bir içe aktarma süreci planlamak daha uygundur.
Uygulama: boş alan ve uzun kod deneyi
Üç deneme satırı hazırlayın: 0012;Mavi Kalem;12,50, 0013;;20,00 ve 0014;Kalem Seti;35,00. Alan ayırıcı noktalı virgül seçildiğinde üç sütun beklenir. İkinci kaydın ürün adı boş kalmalı, fiyatı ad sütununa kaymamalıdır. İlk sütundaki baştaki sıfırların korunmasını ayrıca kontrol edin. Örnekteki fiyat virgüllerinin alan ayrımı değil ondalık işareti olduğunu açıklayın.
Önizlemede fiyat ikiye bölünüyorsa yanlış ayırıcı seçmiş olabilirsiniz. Boş alanların değerlendirilme seçeneği de kaynak yapısıyla uyumlu olmalıdır. Dönüşümü bitirmeden önce bütün satırların beklenen sütun sayısını koruduğunu görün. Açıklama alanına bir noktalı virgül ekleyerek kaynağın bu durumu nasıl tırnakladığını inceleyin. Kaynak bunu doğru tanımlamıyorsa hangi parçanın gerçek alan sınırı olduğunu Excel kendiliğinden bilemez.
Son kontrolde hedef alanın sağındaki verinin değişmediğini karşılaştırın. Aynı kaydı hem kaynak hücrede hem ayrılmış sütunlarda görebilmek, dönüşüm hatasını bulmayı kolaylaştırır. Dönüştürülmüş dosyayı başka sisteme gönderecekseniz o sistemin tarih, kod ve sayı beklentisini öğrenin. Görsel olarak doğru görünen bir kodun sayıya dönüşmesi, daha sonra başka listeyle eşleşmeyi bozabilir. İşlemi tekrarlanabilir kılmak için kullanılan ayırıcıyı, sütun türlerini ve kaynak dosya biçimini kısa bir notta saklayın.
Kaynağı koruyan veri düzenleme yaklaşımı
Bir dönüşüm uygulamadan önce ham veriyi ayrı sayfa veya ayrı dosyada koruyun. Kaynak ve sonuç satırlarını aynı anahtarla ilişkilendirmek karşılaştırmayı kolaylaştırır. Başlık satırını tek tutun; bir kaydı birkaç satıra yaymadan önce bunun filtre, arama ve özet işlemlerine etkisini düşünün. Sütunun anlamını belirlemeden bütün veriye aynı temizleme kuralını uygulamayın.
Metin, sayı ve tarih ayrı veri türleridir. Kodun rakamlardan oluşması hesaplanacak miktar olduğu anlamına gelmez. Baştaki sıfırlar ve uzun kimlikler önemli olabilir. Görüntüyü değiştiren hücre biçimi ile gerçek değeri dönüştüren işlem farklıdır. Dönüşüm sonrasında yalnızca hizalamaya veya renge değil, örnek değerin içeriğine ve ilgili hesapta nasıl kullanıldığına bakın.
Tekrarlanabilir bir kontrol listesi oluşturun
Önce ve sonra satır sayısını, boş anahtarları, tekrarları ve gerekli miktar toplamlarını karşılaştırın. Her farklı kayıt türünden bir örnek seçin. Kaynağın ilk satırının doğru olması son kaydın veya içinde özel karakter bulunan bir açıklamanın doğru olduğu anlamına gelmez. Dış sistemden düzenli dosya geliyorsa kabul edilen kodlama, ayırıcı, tarih ve birim kurallarını not edin.
Bir işlem sonucu değiştirdiğinde bunun beklenen değişiklik olup olmadığını açıklayabilmelisiniz. Hatalı veriyi sıfır veya boş metinle kapatmak yerine ayrı kontrol sütununda gösterin. Kalıcı değişiklikleri geri alabileceğiniz bir kopya saklayın. Dosyayı paylaşırken ham verideki kişisel veya ticari bilgileri de inceleyin; görünmeyen sütunlar dosyadan silinmiş sayılmaz. Destek talebi için gerçek kayıtlar yerine aynı sorunu gösteren küçük bir örnek hazırlayın.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.