İki ürün, görev veya katılımcı listesini karşılaştırırken amaç yalnızca farklı renkte hücreler bulmak değildir. Hangi listenin esas alındığını, aynı kaydın nasıl tanındığını ve tekrarların ne anlama geldiğini belirlemek gerekir. Bu rehber önce bir listede olup diğerinde olmayan kodları bulur; ardından ortak kayıtlar ve yinelenen değerler için kontrol yaklaşımı sunar.
Bu rehberde neler var?
- Karşılaştırma anahtarını seçin
- Küçük bir örnek üzerinden başlayın
- Karşılaştırmayı iki yönde yapın
- Tekrarları farklardan ayrı değerlendirin
- Sonuç raporunu kontrol edin
- Uygulama: üç sonuç grubunu ayrı raporlayın
- Dil, ayırıcı ve hücre başvurusu notları
- Sonucu teslim etmeden önce
- Bu konuyu birlikte öğrenin
- Kaynak ve kapsam
Karşılaştırma anahtarını seçin
Kişi adı veya ürün açıklaması yerine mümkünse benzersiz bir kod kullanın. Aynı adı taşıyan iki kişi tek kayıt değildir; aynı ürün farklı yazılmış olabilir. A listesinde ürün kodu, B listesinde yalnızca ürün adı varsa doğrudan bir eşitlik hesabı güvenilir sonuç vermeyebilir. Önce eşleştirme için ortak alan oluşturun.
Kodların başındaki sıfırları koruyun. 0012 ve 12 sizin sisteminizde farklı kimlikler olabilir. Bu durumda bir sütunu sayıya çevirerek görünürde eşitlik sağlamak hatalı olur. Metin ile sayı ayrımını iş kuralına göre düzenleyin. Tarih veya tutar gibi ikinci bir koşul gerekliyse birleşik anahtarın kapsamını açıklayın.
Küçük bir örnek üzerinden başlayın
A2:A5 aralığında K001, K002, K003 ve K004; D2:D4 aralığında K002, K004 ve K005 bulunsun. A listesindeki ilk kodun ikinci listede bulunup bulunmadığını görmek için B2’ye =EĞERSAY($D$2:$D$4;A2) yazın. Sonuç 0 ise karşılık yok, 1 ise bir karşılık var, daha büyükse birden fazla karşılık bulunuyor demektir.
Bu sayıyı bir açıklamaya çevirmek için =EĞER(B2=0;"İkinci listede yok";"İkinci listede var") kullanabilirsiniz. Sayım sütununu silmek zorunda değilsiniz. Denetim sırasında birden fazla eşleşmeyi görebilmek, yalnızca “var” etiketinden daha fazla bilgi sağlar.
Karşılaştırmayı iki yönde yapın
Birinci listede eksik olanları bulmak ikinci listenin bütün farklarını göstermez. Örnekte K001 ve K003 ikinci listede yoktur; K005 ise yalnızca ikinci listede bulunur. İkinci listenin yanına da aynı mantıkla ilk listeye karşı bir sayım kurun. Böylece iki yönlü fark raporu elde edersiniz.
Sonuçları “A’da var B’de yok” ve “B’de var A’da yok” şeklinde adlandırmak, hangi listenin daha güncel veya doğru olduğu konusunda gereksiz varsayımı önler. Bir fark bulunması tek başına veri hatası anlamına gelmez. Yeni eklenen ürün, iptal edilen görev veya kapsam dışındaki kayıt olabilir.
Tekrarları farklardan ayrı değerlendirin
İkinci listede K002 iki kez bulunuyorsa EĞERSAY sonucu 2 olur. Bu, ortak kayıt olduğunu söyler ama benzersiz bir eşleşme değildir. Her iki listede de tekil anahtar bekleniyorsa tekrarları ayrıca inceleyin. Tekrarları rastgele silmek geçmiş veya işlem verisini kaybettirebilir.
Bir kodun yanında tutar da karşılaştırılacaksa önce doğru satırın eşleştiğinden emin olun. Sadece toplamların eşit olması bütün kayıtların eşleştiğini göstermez; farklı tutarlar birbirini dengelemiş olabilir. Arama sonucu getirme ihtiyacında ÇAPRAZARA rehberi veya DÜŞEYARA rehberi yardımcı olur.
Sonuç raporunu kontrol edin
Kaynak listeleri değiştirmeden yardımcı sütunlarda çalışın. Sonuçları filtreleyip yalnızca farkları gösterebilirsiniz; fakat dışarıya gönderilen raporda kullanılan anahtar ve liste tarihleri yer alsın. Sıralamanın değişmesi, koda dayalı karşılaştırmayı etkilememelidir. Satır numarasına göre karşılaştırma ise aynı kayıtlar farklı sıradayken gereksiz fark üretir.
Kontrol için bilinen ortak kod, yalnızca birinci listede bulunan kod, yalnızca ikinci listede bulunan kod ve tekrar eden kod ekleyin. Gözle görünen eşleşme bulunamıyorsa boşluk temizleme yazısını inceleyin. Raporu tamamladığınızda kaynak aralıkları ve karşılaştırma tarihini not edin; sonradan eklenen kayıtların hesaba dahil olup olmadığını yeniden kontrol edin.
Uygulama: üç sonuç grubunu ayrı raporlayın
Örnek listelerde ortak kodlar K002 ve K004, yalnızca A listesindeki kodlar K001 ve K003, yalnızca B listesindeki kod K005 olmalıdır. Bu üç grubu ayrı başlıklarla yazın. Her gruptan bir örneği kaynaklarda elle arayın. Böylece yalnızca yardımcı sütunun sayısına bakmak yerine gerçek kayıt karşılığıyla doğrulama yapmış olursunuz. Kaynak listelerin tarihini ve kapsamını da rapor üstünde gösterin.
B listesinin sırasını değiştirip aynı kontrolü yeniden yapın. Kod temelli karşılaştırmada sonuç grupları değişmemelidir. Sonuç değişiyorsa satır konumuna bağımlı veya kayan aralıklı bir formül kullanılmış olabilir. İki listenin aynı sırada olduğu varsayımını kaldırmak, farklı sistemlerden gelen verilerde önemli bir güvenilirlik kazanımı sağlar. Aralıkları sabit tutma ihtiyacını da bu deneyle gözlemleyebilirsiniz.
Ardından B listesine ikinci K002 kaydını ekleyin. Ortak kod grubu aynı kalır, ancak eşleşme sayısı artar. Tekil anahtar beklenen işte bunu ayrı hata olarak raporlayın. Son olarak K001 kodunun sonuna boşluk eklenmiş bir örnek deneyin ve veri temizliği ihtiyacını değerlendirin. Fark raporu bir düzeltme talimatı değil, inceleme başlangıcıdır. Hangi kaydın silineceği veya ekleneceği, listelerin hangi amaçla üretildiği ve hangisinin yetkili kaynak olduğu öğrenildikten sonra kararlaştırılmalıdır.
Dil, ayırıcı ve hücre başvurusu notları
Bu yazıdaki formül adları Türkçe Excel örneklerine dayanır. İngilizce arayüzde işlev adları farklı olabilir; uygulamanın otomatik tamamlama ve yardım açıklamalarını kontrol edin. Bağımsız değişken ayırıcısı olarak noktalı virgül gösterilmiştir. Kendi bölgesel ayarınız virgül kullanıyorsa formülün mantığını koruyarak uygun ayırıcıyı seçin. Noktalı virgülü değiştirmek, desteklenmeyen bir işlevi desteklenir hâle getirmez.
Ondalık sayı görünümü ile formül ayırıcısını birbirine karıştırmayın. Ayrıca dolar işaretleri, başvurunun kopyalama sırasında hangi yönde sabit kalacağını belirler. Denemeyi hem aşağı hem yana kopyalayarak yapmak, yalnızca ilk hücreyi kontrol etmekten daha fazla bilgi verir. Kaynak sayfanın adı veya dosya konumu değişirse bağlantıların da yeniden incelenmesi gerekebilir.
Sonucu teslim etmeden önce
Önemli bir dosyada kaynak hücreleri, hesap alanını ve açıklamaları ayrı tutun. Formülün döndürdüğü hata mesajını silmeden önce nedenini araştırın. Yanlış sonucun boş görünmesi hesabın düzeldiği anlamına gelmez. Normal kayıt kadar boş, sıfır ve bulunamayan değerleri de küçük bir test alanında saklayın. Başka kişinin dosyayı kullanacağı durumda örnek girdilerle beklenen sonucu birlikte gösterin.
Buradaki örnekler kişisel dosyanızın tamamını test etmez ve her Excel sürümünde aynı menü yerleşimini garanti etmez. Formülleri gerçek verilerinize uygulamadan önce kopya üzerinde deneyin. Özel veya ticari verileri destek mesajına eklemek yerine aynı sorunu gösteren küçük, anonim bir örnek hazırlayın. Böyle bir örnek hem veri paylaşımını sınırlar hem de hangi girdinin sonuca neden olduğunu anlamayı kolaylaştırır.
Kaynak ve kapsam
Başvuru kaynağı: Microsoft Excel resmî destek merkezi. Örnek veriler açıklama amacıyla hazırlanmıştır; gerçek müşteri projesi veya bütün yazılım sürümlerinde yapılmış uygulama testi iddiası taşımaz.
Bir hata görürseniz sayfa adresini, yazılım sürümünü ve küçük bir örneği iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Yayın yaklaşımı için yayın ve düzeltme politikamızı inceleyin.